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檔案專業基礎

發布時間:2017/03/02

第一部分檔案概述

 

基本要求:

了解:檔案的形式,檔案的種類,檔案的作用

熟悉:檔案定義的表述與含義

掌握:檔案的形成條件,檔案的本質屬性,檔案的價

一、檔案的定義

(一)檔案定義的表述

(二)檔案的形成條件

(三)檔案的形式

(四)檔案的本質屬性

二、檔案的種類

(一)公務檔案與私人檔案

(二)歷史檔案與現行檔案

(三)文書檔案、科技檔案與專門檔案

(四)中華人民共和國成立后的檔案、革命歷史檔案

與舊政權檔案

三、檔案的價值

(一)憑證價值

(二)參考價值(情報價值)

(三)對檔案真實性的辯證理解

(四)實現檔案價值的規律性

1、檔案價值的擴展律

2、檔案價值的時效律

3、檔案價值的條件律

四、檔案的作用

 

檔案的定義

國家機構、社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄;

進一步表述為,檔案是社會組織或個人在社會實踐活動中直接形成的供保存備查的,且具有清晰、確定的原始記錄作用的固化信息;四個方面:

第一,檔案是各種組織和個人在其特定的社會活動中積累而成的;

第二,檔案是保存備查的文件;

第三,檔案內容的記錄方式和載體是多種多樣的;

第四,檔案是原始的歷史記錄。

檔案的形成條件

一是辦理完畢的文件才能作為檔案;辦理完畢是相對而言的,主要是指完成了文術處理程序;

二是對日后實際工作和科學研究等活動具有一定查考利用價值的文件,才有必要作為檔案保存;

三是按照一定規律保存起來的文件,才能最后成為檔案;

總之,檔案是處理完畢的具有查考價值的、集中保存起來的文件。

檔案的形式

檔案的形式基本上包括兩個方面,檔案信息的載體材料、信息的記錄方式。

一、載體材料

1、甲骨檔案

主要集中于商代,現保存的甲骨,多為盤庚遷殷到紂亡的273年間的遺跡;其文字是用銅刀或石刀刻在堅硬的龜甲獸骨上;到周代甲骨逐漸成為殘跡,是歷史發展的必然;

2、金石檔案

金文是鑄刻在金屬鼎彝器上的一種銘文,也稱鐘鼎文,一般指冶鑄在青銅器上的文字,古人稱銅為金,因又稱鐘鼎文為金文;并非一切帶有文字的銘器都是檔案,以記事為主要目的的或主要起記事作用的鐘鼎文,保存下來,才具有檔案性質;鐘鼎文的鼎盛時期在西周;

石刻檔案殷很少,西周尚未發現,東周以后逐漸增多,“石鼓文”是我國現存最早的較有系統內容的石刻文字記錄;

金石檔案,現在還包括鐵券、金冊等一些金屬載體形式的檔案,多是王朝對有功臣官和有關首領人物的冊封;

3、簡牘檔案

商周直至東晉,多用竹片和木板撰寫文書與保存檔案,通常稱作“簡冊”、“簡牘”、“簡書”等;

這種形式取材和書寫比較容易,編寫篇幅比較靈活,也較便于保存和傳遞,但對普通的竹木材料,也需要一番制作的功夫;

4、縑帛檔案

與簡牘幾乎同時產生的還有縑書帛書,兼指文書、檔案和書籍,用來書寫一些較為重要的文書,其材料輕便柔韌、剪裁靈活,傳遞和保管都比較方便;

5、紙質檔案

東晉太尉恒玄曾下令改用“黃紙”;

6、音像檔案

也稱為聲像或視聽檔案,是指機構和個人在各種社會活動中形成的記錄聲音或影像的檔案,可分為視覺、聽覺、視聽綜合等不同形式,包括照片、影片、唱片、錄音帶、錄像帶等。

7、電子文件(電子檔案)

是伴隨著計算機技術的發展產生的一種新型文件,通過數字計算機進行操作、傳遞和處理的文件,特征有信息的非人工識讀性、系統依賴性、信息與特定載體之間的可分離性、信息的可變性、信息存儲的高密度性、多種信息媒體的集成性以及信息的可操作性等。

檔案的本質屬性

檔案是人們在社會實踐活動中直接形成的原始性信息記錄,對以往社會實踐具有直接的原始記錄作用,所以“原始記錄性”是檔案的本質特性,是檔案區別于其它事物尤其是相鄰事物的獨一無二的本質所在;但是這一本質并不表現的很固化,而具有相對性、動態性特點;

檔案不同于一般的歷史遺物,它是以具體內容反映其形成機關或人物特定活動的歷史記錄物,具有很強的紀錄性,所以檔案具有很強的記錄性;

檔案不同于一般的信息資料,它是特定的形成者在當時當地直接使用的有保存價值的文件,不是事后編寫或隨意收集的材料,因而具有原始性的特點;

檔案兼具原始性和記錄性區別于其他資料。

檔案的“原始記錄性”從根本上決定其管理方法的基本取向,即對檔案的管理方法不論怎樣簡便、有效,均不能傷害檔案的本質特性,只能充分實現其對以往歷史事實的原始記錄價值為軸心;

第一,檔案是歷史的真跡,必須保持它的特性,才能充分發揮他的效用。

第二,檔案與圖書資料、文物,既有性質上的區別,也有某些聯系。檔案部門著力管好檔案同時也要收藏與檔案有關的資料,輔助檔案館藏提高利用。

綜上所述,原始記錄性是檔案的主要特點和本質屬性,檔案工作者必須掌握檔案的性質,根據檔案的不同來源、內容和形式的特點,進性科學管理。

檔案的一般屬性:知識屬性和信息屬性;

檔案信息具有原始性和回溯性。

公務檔案與私人檔案

這是從檔案形成領域的公、私屬性角度對檔案進行分類認識所形成的兩個相對概念,主要可解決檔案的歸屬所有權問題;

公務檔案:是指人們在公務活動中形成的檔案,其形成主體主要是公務機關或其它社會組織;具體實存形態主要是過去的公務文書,如法律、法規、行政公文等;主要被各級各類檔案機構收藏;

“公有檔案”的概念大于公務檔案;

私人檔案:是指人們在私人生活中形成的檔案,其形成主體主要是私人個人;具體實存形態主要是日記、文稿、賬單、票據、筆記、信函等私人文書,散存于個人手中;“私有檔案”的概念大于私人檔案;

“中間地帶”即私有組織(企業事業單位)的檔案究竟應算是公務檔案還是私人檔案;

公務檔案不能僅僅理解為國家公務機關的檔案,將其界定為社會組織即法人形成的檔案更準確,而國家公務(政權性)機關形成的且被保存在各級國家機構的檔案為“公共檔案”更恰當些;

公務檔案與私人檔案的實質可進一步明確為組織(法人)在其活動中和個人在其活動中形成的檔案;

歷史檔案與現行檔案

這是從檔案形成時間的早晚以及檔案作用角度對檔案進行種類劃分形成的兩個相對性較強的概念,二者之間沒有清晰嚴格的界限,但其理論認識意義比較深刻,使人們認識到檔案不僅有現實作用,而且具有精神文化作用等;

歷史檔案:指形成時間較早,離現在較久且主要起歷史文化作用的檔案;

現行檔案:指形成時間較晚,離現在較近且主要起現實性查考作用,即對人們的現實工作、生活依然具有實際作用的檔案;

文書檔案、科技檔案與專門檔案

  文書檔案:實際上是指行政管理檔案,即在社會的行政管理活動中由各種行政性或曰政治性公文(如請示、批復、決定、決議、法規、法律等等)轉化成的檔案,其實質是突出強調了行政性或曰政治性檔案在檔案大家族中的主導地位;

科技檔案:是指人們在科技、生產活動中形成的由單純業務性的科技文件材料轉化成的檔案,如圖紙、設計任務書、科研報告等等;它不時人類自我管理活動的記錄,而是人類面對自然進行科學研究、進行物質生產活動的記錄;

專門檔案:是指除文書檔案和科技檔案之外的,所有在專門活動中形成的檔案,它具有極強的自我獨立性和規律性;

中華人民共和國成立后的檔案、革命歷史檔案和舊政權檔案

我國檔案行政管理機關從行政管理角度,將歸國有的全部檔案劃分為三種檔案類型,即:

中華人民共和國成立后的檔案:是指1949年10月1日中華人民共和國成立之后,在中國形成的歸國家所有的檔案;

革命歷史檔案:又稱革命政權檔案,指1949年10月1日中華人民共和國成立之前,由中國共產黨及其所領導的軍隊、政權、企事業單位、社團等社會組織及個人所形成的歸國家所有的檔案;

舊政權檔案:是指1949年10月1日中華人民共和國成立之前,除了革命歷史檔案之外的所有歸國家所有的檔案;

檔案的憑證價值

檔案是歷史的真憑實據,它的這種可資為憑的特性,構成了檔案的基本價值之一-憑證價值;

檔案的憑證價值是檔案不同于和優于其它各種資料的最基本的特點,是由檔案形成過程及其結果的內容和形式特點來決定的;

首先,從檔案的內容看,它是從當時當事直接使用的文件轉化來的,并非事后為使用另行編寫的,因此它客觀地記錄了以往的歷史情況,是令人信服的歷史證據;

其次,從檔案的形式特征來看,文件上保留著真切的歷史標記,是檔案原始性、真實性的印記;

檔案的情報價值

檔案是事實、知識和經驗的記錄,它的這種可靠的廣泛的可資參考的特征,構成了檔案的又一基本價值-情報價值

檔案記錄了歷史活動的事實和經過,也記錄了人們在各種活動中的思維過程,所以能給人以互有聯系的系統的廣泛的情報信息;其情報價值體現在不同層次的檔案集合體中:

首先,體現在一個檔案館(室)以致國家檔案館網的檔案材料中,

其次,體現在一定數量文件的單元組合中;

再次,體現在同一文件的不同稿本或同一稿本的修改墨跡中;

對檔案真實性的辯證理解

至少有兩層面的含義:

一是,檔案的內容若沒有失實、歪曲、作偽之處,那么在對同一歷史事實均有記載的各種信息中是最真實、最可靠的,因其是直接的原始記錄,是第一手的原生信息,但不能將其與其所記錄的歷史事實本身混為一談;

二是,檔案有失實、歪曲、作偽乃至偽造之處,那么其失實、歪曲、作偽乃至偽造這一客觀事實也恰恰是有檔案這一實存形態來予以記錄、固化并示之世人的,它依然有其另一意義上的真實性與可靠性,它還是反映了檔案形成者的認識水平、本來意圖或欺騙活動,從這一意義上看,檔案只要其自身存在就沒有“假”的,而都是“真”的,“假”的也是“真”的。

總之,在日常管理中,特別是在提供利用方面必須審慎從事,予以控制,加強咨詢,以便合理的發揮檔案應有的作用。

實現檔案價值的規律性

(一)檔案價值的擴展律

由于檔案具有原始記錄性、內容與版本的唯一性等特點,檔案的價值是可以擴大和發展的,它的擴展具有一定的規律性,可稱為檔案價值的擴展律;

1、由于價值主體擴展而導致的價值規律擴展

這是指隨著時間的推移,可能與檔案發生關系的人群逐漸擴大,檔案利用者契機需求的范圍成拓寬趨勢,導致檔案價值的擴展;原因:檔案作用從形成機關擴展到全社會及檔案機密程度的遞減;

2、由于檔案作用性質的變化而導致價值擴展

呈現出檔案價值的多元性特征;不僅用于與其相應的活動,而且可以發揮多種作用,有些甚至超出檔案形成者的預想;

了解檔案的價值擴展律,對于處理好檔案管理中當前與長遠、局部與整體、保密與開放的關系具有科學的指導作用;具體表現在:

一是,正確認識單位內部檔案機構和公共檔案館的服務方向和職能定位;內部檔案機構一方面要服務本單位,促進檔案第一價值的實現,同時要積極積累具有長遠利用價值的檔案,為檔案的第二價值的實現創造條件;公共檔案館要采取各種措施,擴大服務范圍,促進檔案價值的擴展;

二是,確定合理的歸檔、移交時間,建立合理的館藏結構,以適用不同時期檔案價值實現的特點和要求;

三是,在檔案鑒定工作中以全面的歷史的發展的觀點來分析檔案的價值,避免片面性;

四是,堅持正確的保密觀念,對具有保密要求的檔案采取相應的保密措施;同時制訂和實施降密、解密制度,根據客觀實際情況的變化適時地調整檔案密級,降密解密擴大利用范圍;

五是,樹立服務觀念,依法積極開放檔案資,促進檔案工作由封閉型、半封閉型向開放型轉變,更合理地更廣泛地開發檔案信息資源,為社會各方面服務,研究不同時期檔案的利用領域,適時推進檔案價值的合理擴展;

(二)檔案價值的時效性

是指檔案對社會的有用性是有時限的,某些檔案在一定時期內對利用者是有價值的,超過這個時間限制后降低或喪失了價值;這一規律可稱為檔案價值的時效律。

一是,檔案與利用者需求之間關系的時效性;

二是,檔案價值形態的時效性;

了解檔案價值的時效律,有利于檔案工作者以辯證的思維認識時間對于檔案價值的影響,正確判斷不同檔案的時效性,不失時機地開發檔案信息資源,積極提供利用,防止本應被適時利用的檔案因提供過晚喪失部分或全部價值。

(三)檔案價值的條件律

  檔案的利用是檔案價值產生和實現的中介和必要條件。

檔案利用活動的可能性、廣泛性及其效果取決于一定的條件;當檔案沒有為利用者提供有用性時,它的價值是潛在的;在一定的條件下,檔案被利用者有效利用,產生社會效益或經濟效益,它的潛在價值才能轉化為現實價值,各種條件對于價值實現的影響被稱為檔案價值實現的條件律;

一是,社會環境

社會制度、國家有關法規、政策、政治經濟形勢等對于檔案利用需求,檔案機構可能提供檔案的程度有很大的制約作用,從而對檔案價值關系的形成和實現具有直接的影響;

二是,社會檔案意識

人們對檔案的認識水平以及社會上對檔案的普遍認識程度可稱為“社會檔案意識”;

社會對檔案的需求程度以及檔案工作者能夠滿足需求的程度與社會檔案意識密切相關,社會檔案意識對檔案價值實現的影響主要表現在:

第一,檔案利用需求    第二,檔案利用政策    第三,檔案服務觀念

 三是,檔案管理水平

其高低直接影響到檔案管理部門提供檔案服務,滿足社會需求的能力以及利用者獲取所需檔案信息的可能性;如作好利用者可以方便、順利地獲取檔案信息,滿足已有的需求,還可能誘發新的利用動機,擴大社會檔案需求,促進檔案價值的實現;

檔案的作用

行政管理的查考憑證  生產建設的參考依據  政治斗爭的必要工具  科學研究的可靠資料宣傳教育的是動素材  維護國家、集體和個人利益的法律保證

(一)行政作用

檔案是各級各類機構、社會組織行使職能、從事管理活動的真實記錄,對于該機構、地區乃至國家工作人員察往知來,保持政策、體制、秩序、工作方法等的連續性、有效性,以及決策的科學性具有不可或缺、無可替代的憑證和參考作用,這種作用可以稱作資質作用或行政作用;

檔案是一個政府借以完成其工作的基本行政工具,是政府機關賴以建立的基礎;可以保證機關的決策、管理上的連續性和科學性;通過對檔案的利用和分析,有助于對現實工作和未來發展作出準確的判斷,實現對人、財、物、信息等資源的有效管理,達到優化資源配置的目的;充分發揮檔案的作用,有助于計劃和決策的科學化,有利于提高工作效率和管理水平;

(二)業務作用

檔案在每一個業務領域中都發揮了重要的憑證和參考作用,成為業務活動的信息支持和保障;

檔案記載了各行各業運營、發展的有關情況、成果、經驗和教訓,是以往業務活動的記錄和繼續開展業務活動的條件;

在各行各業形成的檔案不僅可以維持業務活動的正常進行,有時還可以產生明顯的社會效益和經濟效益;

(三)文化作用

主要是指檔案是人類創造的一種寶貴的精神文化財富,以及對于人類社會文化的積累、傳播、發展與進步所發揮的各種功能;檔案是民族文化的重要體現、是歷史文化的積累和傳承的手段、是文化創新的基礎;

(四)法律作用

是指檔案在解決爭端、處理案件等活動中所發揮的證據作用;它是檔案憑證價值的集中體現;

一方面,在政治斗爭、軍事斗爭、經濟斗爭、外交斗爭,解決領土爭端等方面,檔案的法律作用表現的十分突出;

另一方面,檔案在維護國家、集體、個人合法權益方面的法律作用也十分突出;

(五)教育作用

古人立檔有直接或間接的目的,一方面反映了中央集權制的封建政權在政治方面的需要,另一方面也是所謂文化-文治教化的需要;

在社會教育的素材中,檔案以其獨特的歷史性、直觀性和原始性,成為宣傳教育的重要材料;

利用檔案舉辦展覽、開展演講報告等多項宣傳教育活動,可以突破各種限制,盡可能地擴大受眾面,讓更多的人了解真相、接受歷史教育;

第二部分檔案工作概述

 

基本要求:

了解:檔案工作的概念和內容

熟悉:檔案館(室)的性質與任務,檔案工作的性質

掌握:檔案工作的基本原則,

一、檔案工作的概念和內容/

二、檔案工作的性質

三、檔案工作的基本原則

四、檔案館(室)的性質與任務

(一)檔案館

1、檔案館的定義、性質、基本職能和具體任務

(二)檔案室

1、檔案室的定義與性質

2、檔案室的作用與任務

(三)檔案行政管理機構

1、檔案行政管理機構的定義、性質和基本職責

2、檔案行政管理機構的具體任務

(四)新型檔案機構

1、文件中心的含義與類型

2、檔案寄存中心的含義與性質

3、檔案事務所的含義與性質

 

檔案工作的概念和內容

檔案工作概念:是指檔案室和檔案館所從事的檔案業務工作,即用科學的原則和方法管理檔案,為黨和國家各項事業服務。

檔案工作:廣義上應包括檔案管理工作、檔案行政管理工作、檔案教育工作、檔案科學研究工作、檔案宣傳工作、檔案國際合作與交流工作等。

(一)檔案管理工作

檔案管理工作:是指用科學的原則和方法管理檔案,為國家各項事業服務的工作;基本內容包括:檔案的接收與征集、整理、鑒定、保管、編目與檢索、統計和利用服務。我國長期以來將檔案管理業務分為“六個環節”或“八個環節”。

1、檔案收集工作

為解決檔案的分散形成與集中利用之間的矛盾;

2、檔案的整理工作

為解決檔案的零亂與管理和利用的系統化之間的矛盾;

3、檔案的鑒定工作

為使有保存價值的檔案能夠得到有效保管,并發揮最大作用,以滿足社會利用需要;

4、檔案的保管工作

為解決檔案自然壽命的有限性與社會長遠利用需求之間的矛盾;

5、檔案的編目與檢索工作

為解決檔案館藏體系的單項線性排列與社會多樣的和變化的利用需要之間的矛盾;

6、檔案的編輯與研究工作

為滿足社會多樣的和廣泛利用檔案的需要,需要對檔案進行研究,匯編出版各種檔案參考資料;

7、檔案的統計工作

為掌握檔案工作的基本情況,分析檔案工作的規律性,提高檔案管理的水平,需要對檔案和檔案管理的狀態進行數量觀察和分析研究;

8、檔案的利用工作

為滿足社會實際利用檔案的需要,需要通過各種方式和方法,向用戶提供檔案材料;

檔案管理的各個環節,實際上可以劃分為兩個基本的組成部分,即檔案基礎工作和檔案提供利用工作;前者為后者創造條件,后者則反應前者的成果,同時也向前者提出新的要求。

(二)檔案行政管理工作

是以國家各項建設事業的需要為目標,對全國以及地方檔案工作進行統籌規劃、組織協調、統一制度、監督指導的活動;目的是不斷調節檔案事業系統的內部和外部關系,促進檔案事業的發展,為國民經濟和社會發展服務。

(三)檔案教育工作

1、我國檔案教育工作的歷史與現狀

開始于20世紀30年代,40年代有了一定的發展。

1952年中國人民大學檔案專修班的成立標志新中國檔案教育事業的正式創立。

2、檔案教育結構

宏觀上看包括高等教育、中等教育、在職繼續教育和社會教育四部分。

(四)檔案宣傳工作

含義是向人們傳播檔案、檔案工作有關信息、思想,從而影響人們行為的過程,目的是通過宣傳動員、教育和激勵檔案工作,使者使他們積極投身于檔案事業的建設和發展;

檔案宣傳工作的內容包括:宣傳檔案  宣傳檔案工作 宣傳檔案人員

檔案宣傳的形式:口頭宣傳、運用大眾傳播媒體、檔案陳列與展覽、檔案專業報刊、檔案網站。

(五)檔案科學研究工作

包括檔案科學的基礎理論、應用理論、應用技術的研究。

(六)檔案國際合作與交流

主要是通過參加國家檔案組織的活動、國家間雙邊檔案工作的交流與合作和國際檔案學術交流與合作等形式展開的。

檔案工作的性質

是指檔案工作區別與其它事物的內在規定性。

檔案工作就其本質來說,是管理檔案和開放檔案信息資源為社會各項社會活動服務的工作,是一項管理性、服務性、科學性文化性與政治性的工作。

1、檔案工作的管理性

因檔案工作的具體對象-檔案本身具有的原始記錄性,這決定檔案工作始終應以維護和確認檔案的原始性作為基本任務,使其有別于其它的各類管理工作;

具體而言檔案工作的管理性主要表現在三個層次:

第一,檔案工作是一項管理檔案的專門業務;

一定意義上檔案工作實質上就是檔案管理工作,管理的目的是開發檔案信息資源;

第二,檔案工作是信息資源管理的重要內容;

檔案工作是信息資源管理工作中的一員,而且因其管理對象的獨特個性、基本管理理論與管理方法上的自成體系,決定檔案工作在信息資源管理工作中具有其它信息資源管理活動無法替代的功能與作用;

第三,檔案工作是社會管理活動的組成部分;

在我國機關檔案工作和國家檔案工作分別是機關管理工作和國家事務管理系統不可缺少的組成部分,從系統論的觀點看,檔案工作這一相對獨立的管理系統是處于不同層次和規模的更大管理系統之中;

2、檔案工作的服務性

檔案工作對生產力的發展和社會的全面進步有不可低估的作用,但它不直接生產物質財富,不直接從事國家管理、科技研究文藝創作等活動;而是通過提供檔案為社會實踐服務來推動生產力發展與社會進步,檔案工作實現自身價值的這種特殊途徑,決定了它是一項服務性工作;

服務性是檔案工作的基本屬性,是檔案工作賴以生存和發展的基本原因,不同層次類型的檔案工作如果不能實現服務目標,就會失去存在的條件和發展的基礎;

檔案工作是提供檔案信息為社會服務的特殊性服務工作,服務性是檔案工作的客觀屬性之一,檔案工作者應充分認識檔案工作這一屬性,努力創造檔案信息服務的新形式,實現檔案管理的知識服務,從為而加快我國社會信息化進程做出貢獻;

3、檔案工作的政治性

檔案工作是一種社會現象,在階級社會中體現著一定的階級關系和階級利益;

服務方向是其政治性的集中表現、機要性是其表現之一;當然在強調機要性的同時,必須正確處理檔案的保密和利用者之間的關系;

4、檔案工作的科學性

是一項為科學研究和科學管理工作提供必要條件的工作;

檔案工作實踐中包含著特殊的規律和豐富的科學內容;

檔案工作要運用大量現代化管理科學的內容和信息技術;一是管理組織、管理方法的新變化可能引發檔案學基礎理論的新發展,二是,對檔案工作組織管理的科學化也要運用現代管理科學的理論與方法;

5、檔案工作的文化性

檔案工作,特別是檔案館工作在人類社會文化中的作用決定了其具有很強的社會文化性,《檔案館通則》中明確規定檔案館是黨和國家的科學文化事業機構,是永久保管檔案的基地,是科學研究和各方面工作利用檔案史料的中心,其文化性主要表現在:

第一,檔案是社會文化的組成部分,檔案館具有保存歷史文化遺產的作用;檔案館積累和保存檔案就是保存歷史文化遺產,是對歷史文明的肯定;檔案館在堅持和保持社會文化的統一性和完整性的過程中發揮著極其重要的作用。

第二,檔案館具有傳播社會文化知識與信息的作用;

第三,檔案館具有社會文化教育的作用;

第四,檔案館具有發展科學文化的作用,有必要對檔案所記載的科學文化知識進行研究和開發,這是檔案館積累、傳播文化功能的擴展和延伸;

檔案工作的基本原則

1987年9月5日第六屆全國人大常委會第22次會議通過的《中華人民共和國檔案法》第五條規定:“檔案工作實行統一領導、分級管理的原則,維護檔案的完整與安全,便于社會各方面的利用”。

1、全國檔案工作實行統一領導、分級管理的原則

這既是我國社會主義制度所決定的,又是檔案工作發展的客觀需要,它是我國檔案工作的組織原則和管理體制;具體包括三方面內容:

第一,國家檔案按規定分別由各級各類檔案保管機構集中管理;

現階段我國存在的三種檔案所有權即國家所有、集體所有和個人所有,按照檔案法的有關規定采取不同的管理方法,國有的要移交進行統一管理;至于集體所有和個人所有的檔案管理問題,《檔案法》第十六條規定:“集體所有的和個人所有的對國家和社會具有保存價值的或者應當保密的檔案,檔案所有者應當妥善保存”。

第二,全國檔案工作在各級人民政府領導下,由各級檔案行政管理機構統一、分級、分專業管理;

統一管理:指國家檔案行政管理機關主管全國檔案工作,對全國檔案工作實行全面規劃和統籌安排,制定統一的檔案法規和業務標準,提出統一的方針政策,進行業務指導和監督。

分級管理:指縣級以上各級人民政府的檔案行政管理部門主管本行政區域內的檔案工作,可按照國家有關檔案工作的統一規定和要求,結合本地區的情況,制訂本地區的檔案工作規劃、制度和方法,并對本地區機關、團體、企事業單位和其它組織的檔案工作進行指導和監督。

分專業管理:指中央各級專業主管機關在國家檔案行政管理機關的指導下,針對本專業的特點,制定本專業系統檔案工作的規劃、制度和辦法,對本系統的檔案工作進行指導和監督,保證國家有關檔案工作的方針政策在本專業系統的貫徹執行。

第三,對黨政檔案和黨政檔案工作實行統一管理;

2、維護檔案的完整與安全

是檔案工作的基本要求,只有維護檔案的完整與安全,才能維護黨和國家歷史真實面貌,才能充分發揮檔案的作用。

第一,維護檔案的完整

包括檔案材料收集齊全和整理系統兩個方面。

收集齊全:指凡有保存價值的檔案,都應盡量收集齊全,實現一個單位直到一個國家真正有保存價值的檔案的完整;

整理系統:指凡有保存價值的檔案,必須按照它的形成規律,組成有有機聯系的整體;

第二,維護檔案的安全

包括檔案的實體安全和內容的安全兩方面。

實體安全:指在管理上和技術上采取相關的措施,使檔案不受損壞,盡量延長檔案的壽命;

內容安全:指對機密檔案和需要控制利用范圍的檔案實行嚴格的管理,確保機密檔案不丟失、不泄密、不超范圍擴散;

3、便于社會各方面的利用

便于社會各方面對檔案的利用,滿足社會對檔案的需要,這是檔案工作的根本目的。

它是檢驗檔案工作效果的重要標準,也是保證檔案工作得以發展的重要條件,是對檔案工作基本原則的發展,它體現了我國檔案工作改革開放的精神。

我國檔案工作基本原則的三個組成部分,是辯證統一的有機整體。

統一領導分級管理是核心,沒有其組織保證就不可能會有檔案的完整與安全,便于社會各方面利用的目的也很難實現;

維護檔案的完整與安全是手段,如無則不可能有檔案的方便利用;

便于社會各方面的利用是目的,離開了這個根本目的,維護檔案的完整與安全也就失去了意義和方向。所以,應全面了解和貫徹實施檔案工作的基本原則。

綜合檔案館的定義

是黨和國家的科學文化事業機構,是永久保存檔案的基地,是科學研究和各方面利用檔案史料的中心。是統一保管黨和政府機關檔案的管理部門,它既是黨的機構,又是國家的機構。

綜合檔案館的性質

綜合檔案館的科學文化事業性質,主要表現在以下幾個方面:

第一,從管理對象上看,它管理的是歷史上政治、經濟、軍事、文化和科學技術活動的記錄,是一種重要的歷史文化遺產和精神文化財富;

第二,從活動方式和工作成果看,檔案館的工作是一項研究型的工作。不僅僅是收藏歷史檔案的“庫房”,而且還進行編史修志、匯編各種研究成果,并通過多種方式提供利用,外國不少國家將檔案館列為科學研究機關,對其工作人員的四肢提出了很高的要求;

第三,從職能上看,不僅肩負科學管理檔案的重任,而且致力于社會化的服務工作,在繁榮國家文化事業,促進社會進步和建設社會主義精神文明中具有重要作用;

綜合檔案館的基本職責與具體任務

基本職責:集中統一管理黨和國家需要長遠保管的檔案和有關資料,維護歷史的真實面貌,為實現社會主義現代化建設和歷史的長遠需要服務;

基本任務:一是,接收和征集本級機關、團體及其所屬單位具有長期和永久保存價值的檔案以及有關資料,科學地管理;

二是,通過多種方式積極的開展檔案資料的利用工作;

三是,參與編史修志;

檔案室定義

是各機關(包括團體、學校、工廠、企業、事業單位等)統一保存和管理本機關檔案的內部機構,是整個機關的組成部分,是屬于機關管理和研究咨詢性質的專業機構,又是機關的機要部門之一;從全國檔案工作來說,檔案室是國家檔案工資組織體系中最普遍、最大量、最基層的業務機構。

檔案室的性質

檔案室作為全國檔案工作體系中最基層的檔案業務機構,主要表現出三方面的性質:

第一,檔案室是機關的內部組織機構,是機關為適應檔案管理的自身需要建立的一種專業組織,從事本單位內檔案工作的組織管理及檔案的保管與提供利用工作,它具有對本機關的依附性;

第二,檔案室是保存檔案的過渡性機構,不是永久保管檔案的基地,有向國家檔案館移交檔案的義務;

第三,檔案室的主要任務是服務本機關,實現檔案對機關日常管理工作的現實作用;

檔案室的作用

一方面,檔案室是機關內具有參謀和咨詢作用的部門,它是機關工作的助手,為機關管理和機關職能活動提供必要的檔案信息支持;

另一方面,檔案室是全國檔案工作的基礎,是國家檔案不斷補充的源泉,為檔案館工作創造有利條件;

檔案室的任務

基本任務:集中統一地管理本機關各部門形成的各種門類和載體的全部檔案,為本機關各項工作服務,并為黨和國家積累檔案史料;

具體任務:對本機關文書部門或業務部門文件材料的歸檔工作進行指導和監督;負責管理本單位的全部檔案和相關資料,并積極組織提供利用;定期把具有長遠保存價值的檔案向檔案館移交;

有一些檔案室還具有一定的檔案業務監督、指導和檢查的職能;據此可將檔案室分為兩種類型:一是單純的檔案保管機構,二是具有雙重職能的檔案室,負責對本系統和直屬單位的檔案工作進行監督、指導和檢查。

檔案行政管理機構定義、性質

如各級檔案局、處等,是黨和國家指導和管理檔案工作的部門,既是黨的機構又是國家的機構;

檔案行政管理機構基本職責:

在統一管理黨政檔案工作的原則指導下,分層負責地掌管全國檔案事務,對全國檔案工作進行監督、指導和檢查。

檔案行政管理機構具體任務:

第一,擬定檔案工作的規章辦法,建立國家檔案工作制度,制定檔案工作的發展規劃;

第二,指導和監督各機關、部隊、團體、企事業單位的檔案工作,規劃和籌建檔案館,在業務上指導檔案館工作;

第三,研究和審查有關檔案保存價值、檔案保管期限的原則和標準,監督和審議有關檔案的銷毀問題;

第四,組織和指導檔案工作業務經驗的交流、檔案干部的專業教育和檔案科學研究工作;

第五,組織和參與檔案工作的國際交流;

文件中心含義,

是一種社會化、集約化和專業化的檔案管理機構,它的設置一般不象檔案室那樣隸屬于一個文件形成單位,而是按地區按系統建立的介于文件形成單位和地方綜合性檔案館之間的一種過渡性檔案管理機構。

背景,最早誕生于第二次世界大戰時期的美國,由于文件激增,美國軍事部門創建了新型的文件管理機構-文件中心,把使用次數不多,但又必須保管一段時期的文件集中放在造價較低的專門庫房,1950年的《聯邦文件法》以法令的形式肯定了文件中心這種新型管理機構。

效仿美國的文件中心建立的有,文件中心、中間檔案館(德國)、過渡性檔案館(英國)等;

文件中心的類型:

政府性文件中心,由政府撥款建立的,為政府機關服務的非營利性文件管理機構,

商業性文件中心,由有關機關或個人創辦的一種營利性檔案管理機關,為工商企業或個人提供現代化的文件存儲設施、科學地文件管理和高效的文件服務,不屬于國家檔案管理系統之列,但它執行國家檔案行政管理部門的相關管理標準。

檔案寄存中心含義,

是指國家綜合性檔案館設立的,為各類企業、社會團體以及個人提供檔案寄存有償服務的機構,主要接收不具有充分保管條件以及配備檔案保管條件成本過高的國有與非國有企業及破產企業、社會團體、個人在工作、生產、經營、生活等各項活動中形成的檔案的寄存;在機構設置上一般隸屬于某一檔案局(館)領導,并設于檔案館內。

創辦背景:隨著經濟體制改革的不斷深入,尤其在國企改革及社會主義市場經濟管理對各行各業逐步發生作用的新情況下,檔案管理工作中也出現了如下新問題:

第一,在國有企業改革中,國有企業檔案存在管理不善乃至無處可歸的情況;

第二,非國有企業的檔案管理大多比較混亂;

第三,一些社會團體和個人不具備檔案保管的充分條件;

性質:是根據市場經濟體制下企業、社會團體與個人的需要建立的一種新型檔案管理模式。

檔案事務所含義,

是指提供檔案事務服務的一種商業性檔案服務機構。

背景,檔案業務量的增加特別是監督指導工作量的增加,使得檔案行政部門不堪重負;檔案行政管理部門的編制又極少;檔案事務所的建立,可以承擔大量的檔案勞務性工作,減輕檔案部門的指導監督工作量過大的壓力,使得檔案部門集中力量抓好檔案館局的本職工作。

服務范圍,非常廣泛,包括該行政區域內各級國家綜合性檔案館,各機關、團體、企事業單位、鄉鎮村及公民個人等;

業務范圍:開展檔案業務的指導咨詢,以及各種檔案的勞務性服務工作,均為有償服務;

性質:是獨立經營、獨立核算、自負盈虧的企業型單位。

檔案機構之間的關系

各級各類檔案機構之間的關系是:上級檔案行政管理機構對下級檔案行政管理機構具有業務指導和監督的關系,檔案行政管理機構對檔案館、文件中心、檔案室等檔案業務機構具有業務指導和監督的關系,檔案室和檔案館之間具有檔案交接關系,文件中心和檔案館之間具有檔案交接關系,各級各類檔案館(室、文件中心)之間,均無隸屬關系,但有一定的協作關系。

第三部分檔案法治與職業道德

基本要求:

了解:檔案法律的特點及其與檔案行政法規、行政規章的關系,檔案職業道德修養,  《檔案法》的作用

熟悉:檔案行政法規的概念、種類和屬性特征,檔案行政規章的概念、性質和類型,檔案職業道德的特點、含義和內容    

掌握:《檔案法》的主要內容,《檔案法》的屬性特征、施行原則和施行方式  

檔案法律:

檔案工作法律,簡稱檔案法律,是指由國家最高權力機關制定的檔案事業規定性文件,包括全國人民代表大會和全國代表大會常務委員會制度的關于檔案和檔案工作的法律行為規范。

特點

直接性,在調整和規范人們的檔案管理與信息開發利用等行為方面,具有直接性的特點;

具體性,主要是指檔案法律內容方面;

綜合性,是指檔案法律所提供的調整與檔案和檔案工作相關的行為的手段并不是單一的,而是包含有行政手段、教育手段、刑事懲罰手段等多種手段具有綜合性的特點;

檔案法律與檔案行政法規的關系:

既有區別又有聯系;

檔案法律,是國家與人民意志在檔案工作領域中的集中體現,是全國人民代表大會及其常委會依據國家的憲法及立法程序制定的行為規范;

行政法規,是國務院根據憲法和法律制定的行政行為規范文件的總稱;

二者區別主要有

一是,制定主體不同;

二是,檔案法律具有廣泛的行為約束力,它是國務院制定檔案行政法規的重要依據,也是目前常見的檔案行政法規的淵源;

三是,檔案法律所調節的對象具有一般性和普遍性的特征,而檔案行政法規所調節的對象則具有一定的特定性和專指性特征;

二者的聯系主要有:

一是,兩者的制定與實施的根本性目的是一致的,均是為了有效規范和調整檔案事業建設與發展中的各種關系,以有利于檔案事業的正常工作秩序的建立與維護;

二是,從二者的發展歷史看,是相互影響、相互促進的關系,

三是,二者均應在憲法規定的框架范圍內制定和實施,不能違背憲法規定的基本準則;

檔案法律與檔案行政規章的關系:

也有一定的區別與聯系:

行政規章,是由國務院各部委、省、自治區、直轄市以及省、自治區的人民政府所在的市和經國務院批準的較大的市的人民政府,根據檔案法律和檔案行政法規所制定的規范性文件的總稱;它從屬于檔案法律和檔案行政法規,或者說是兩者具體化的產物,更具特定性和操作性;目前其數量較大、調整的領域也非常廣泛。

《檔案法》的主要內容

共分六章三十一條,包括總則、檔案機構及其職責、檔案的管理、檔案的利用和公布、法律責任和附則等;

第一章“總則”共五條,包括的內容有:

制定的宗旨;

國家管理檔案財富的范圍;

國家機關、武裝力量、政黨、社團、企事業單位和公民都應承擔“保護檔案的義務”;

各級人民政府對建設和發展國家檔案事業應擔負的職責,為檔案工作的建設與發展發展提供了基本的人財物方面的保障;

我國檔案工作的基本原則,使檔案工作的組織原則、基本管理制度、檔案管理的基本要求及檔案工作的根本目標有了堅實的法律依據;

第二章“檔案機構及其職責”,共四條

分別規定了國家檔案行政部門、單位的檔案機構和檔案工作人員、國家檔案館的基本職責;規定了檔案人員的基本素質要求及對檔案工作成績顯著者的獎勵等;

第三章“檔案的管理”,共九條

基本內容涉及檔案立卷歸檔、移交、利用、鑒定、保管、交換、轉讓、出賣等方面;

第四章“檔案的利用和公布”,共五條

規定國有檔案的開放期和檔案館所應創造的開放條件,明確公民和組織利用開放檔案的權利;

規定檔案館未開放檔案的利用辦法;

單位和個人有權優先利用其向檔案館移交、捐贈、寄存的檔案,有權對不宜向社會開放的檔案提出限制利用的意見,檔案館必須維護這些組織和個人的合法權益;

規定國有檔案、集體和個人所有檔案的公布權限;

規定國家檔案館對檔案史料的編研整理職責;

第五章“法律責任”,共兩條

規定對各種違法行為的處罰事項,充分體現了法律的強制性;

第六章“附則”,共兩條

規定該實施辦法的制定權和批準實行權以及法律的實施具體日期;

《檔案法》的基本內容可以據其內容性質劃分為:

義務性規范:主要用于規定有關行為主體在處理檔案事務方面依法應當承擔的相關法律義務;

授權性規范:是指國家立法機關依法規定的有關機關、組織或個人在處理檔案事務方面應當享受的權利;

禁止性規范:其所規定的行為和有關事項是完全禁止的;

《檔案法》的屬性特征

1、《檔案法》具有所有國家立法的共性特征-社會性

是針對整個國家和社會的立法,具有廣泛的社會基礎,內容和實施方面也具有社會性;

2、《檔案法》具有一定的綱領性和創建性

1996年修改后的《檔案法》所做出的有關規定簡明扼要、內容翔實,且富有創建性;

3、《檔案法》的民主特性

是在科學地總結了檔案工作歷史經驗和理論成功的基礎上創制出來的,也是在改革開放的社會環境中創制出來的;

4、《檔案法》的強制性

主要是在保護國家檔案方面,國家對屬于集體或個人所有的具有國家和社會價值檔案有優先購買權以及在特殊情況下的強制收購權、征購權,對違反強制性規范的行為人的處理與制裁方面;

《檔案法》的作用

1、《檔案法》是建設和發展檔案事業的法律保障

為有效地調整和處理檔案工作領域中的基本矛盾和關系,提供利原則性的依據,為保證我國檔案工作的順利進行、維護國家檔案的完整與安全、調整國家機構集體個人之間在檔案事務方面的關系提供了基本的法律手段。

2、《檔案法》是進行我國檔案法規體系建設的重要依據

其制訂吸收了其它有關法律法規的精華,但《檔案法》制定完成且生效后又成為制定新的檔案法規規章的法律依據;

3、《檔案法》是促進我國館藏檔案信息資源開放和利用的有效工具

其在開放和利用方面的原則性規定,為我國的館藏檔案信息資源的開放和利用提供了基本的法律保障;

4、《檔案法》是加強我國檔案行政工作的法律依據

各級人民政府應嚴格遵守《檔案法》,強化檔案行政機構的職能,以便保證我國檔案事業的健康發展;

《檔案法》的施行

1、《檔案法》施行原則

必須堅持“以事實為依據,以法律為準繩,在法律面前人人平等”的基本原則;

2、《檔案法》施行方式

基本方式:檔案法律的遵守、檔案法律的適用;

具體方法:

依法制定旨在強化執法力度的檔案管理行政處罰辦法等法規性文件;

加強與各有關方面的合作,爭取社會的支持;

加強宣傳教育,增強社會檔案意識;

檔案行政法規

檔案行政法規,嚴格的講是指由國務院根據我國的憲法和法律制定的關于檔案行政管理的規范性文件的總稱;

含義主要有:

第一,必須由國務院制定或由其批準與公布的;

第二,是一種具有普遍約束力的規范性文件,是針對檔案事業中的某一方面的行政管理工作制定的,不是針對檔案工作中某一具體問題的處理意見;

第三,依據憲法和法律的有關規定制定的,不得與其相抵觸;

種類:全面系統性的、某一方面部分規定性的、某一項工作比較具體規定性的;

屬性:權威性和命令性、直接性和現實性、穩定性和動態性;

其制定必須符合檔案和檔案工作的特殊發展規律與特點;

其制定必須具有歷史的繼承性與發展性特點;

修改:必須符合有關法律的規定,不能與之相抵觸;

檔案行政規章

檔案行政規章,是指由國務院各部委制定的與檔案事務相關的規范性文件的總稱;

性質:其從屬于國家的檔案法律和行政法規、具有普遍或特定的適用性、內部之間協調一致性;

相對于國家權力機關制定的檔案工作法律來說其優勢

第一,其制定程序簡便,只要不違背相關法律精神就較易通過,使之能較快地適應調整新的社會關系的需要;

第二,內容具有專業性,對專業性問題的解釋明顯優于檔案工作法律,更能反映檔案工作的客觀實踐需要,更為符合檔案工作的專業特點和規律;

第三,內容更加明確具體;

檔案行政規章與檔案行政部門和其它政府行政部門所作的行政決定也有明顯不同的特點

首先,適用范圍比具體的行政決定廣泛,行政決定是一種具體的行政管理辦法,通常僅對特定的當事人或者特定的事務、問題做出決定;

其次,行政效力的時空范圍優于具體的檔案行政決定,行政決定通常只是一次性適用,既是是同類問題或事情也不能重復使用;

再次,制定程序較之具體的行政決定正式、嚴格,可有效防止主觀隨意性,增強其科學性和合理性;

種類:按其制定主體劃分為部門規章和地方規章;

按其內容劃分為立法性的和解釋性的檔案行政規章;

按其實際效力和實施性質劃分為必須遵照執行的和參照執行的規章;

檔案職業道德的特點

鮮明的職業性特征;

存在方式的具體性特征,不同的社會歷史環境條件下,不同國度甚至不同行業的檔案職業道德均具有特定的規定性;

形成過程的連續性和繼承性特征;

檔案職業道德(規范)的含義和內容

含義,是指檔案工作者在從事檔案行政、檔案保管和利用服務等項職能活動中,應當遵守的基本行為準則;具有鮮明的時代性與歷史性、職業性與具體性、社會性與階級性等特征,對于進行檔案職業道德教育,培養有利于社會建設和發展的道德習慣,形成優良的社會風尚、道德準則等均具有積極意義。

內容:

第一,忠于職守,愛崗敬業

即檔案工作者應盡到保護、管理檔案的義務,盡到為檔案用戶提供優質信息服務的職責;檔案專業人員應當對檔案事業的建設和發展,傾注較之普通公眾更多的愛心,全心全意地投入到本職工作中;

首先,保護檔案及其相關資料的完整與安全,以確保其作為歷史證據的可靠性;

其次,從歷史、法律、職能、行政管理等角度,對檔案、文件資料進行篩選、鑒定和保管,保持文件之間的歷史聯系(或原有聯系);

再次,檔案工作者在進行文件的整理、保護和利用工作中應當保護檔案的證據作用;

然后,檔案工作者應確保檔案所含信息的連續性;

最后,檔案工作者應當對他們從事的工作活動進行記錄,并能對其工作進行辯護;

第二,遵紀守法,嚴守秘密

即應當保守所管理的檔案信息內容的機密,增強保密觀念,培養良好的保密習慣,并且在檔案管理實踐中同各種失密、泄密、竊密行為人作斗爭;

首先,檔案工作者應當注意保護國家的安全利益及集體和公民個人的隱私,不得銷毀相關的檔案文件信息,尤其是易于更新和消除的電子文件信息;

其次,檔案工作者應當珍視國家和社會給予的特殊信任,并在實際工作中不利用其職務之便,為自己或他人謀求私利;

再次,檔案工作者應當自覺的養成良好的職業保密習慣;

第三,博學求進,公正服務

提高檔案工作者的知識水平、工作能力和專業水平等方面的基本素質,具有較高的文化知識素質及法律知識、專業理論知識、哲學理論知識和現代管理知識等,為合法的利用者提供公正的服務,通過檔案專業和其它專業工作人員的合作,促進世界文化遺產的保護和提供利用;

檔案職業道德修養

檔案職業道德理想和職業道德義務;檔案職業道德情感和職業道德行為;

檔案職業態度與職業良心;檔案工作的職業榮譽和職業尊嚴;

第四部分  檔案信息化建設與電子文件管理

  基本要求:

  了解:檔案信息數字化的含義,檔案網站的含義與功能,數字檔案館的含義,電子文件的概念和種類

  熟悉:檔案信息數字化的主要困難,檔案網站建設的問題與對策,數字檔案館與現行實體檔案館之間的關系,電子文件的特點,電子文件的管理原則

掌握:檔案信息數字化的內容與原則,檔案網站的主要內容,數字檔案館的主要特點,電子文件的管理模式

檔案信息的數字化

含義:是指利用數據庫技術、數據壓縮技術、高速掃描技術等技術手段,將紙質文件、聲像文件等傳統介質的文件和已歸檔保存的電子檔案,系統組織成具有有序結構的檔案信息庫。

原則

一是,規范性原則

即所有檔案信息必須按照規定的技術要求、文本格式和工作標準進行數字化,并盡可能采取通用標準;

二是,安全性原則

在檔案信息數字化的過程中要確保檔案原件的安全、確保數字化檔案信息的內容與檔案原件相吻合、確保檔案信息內容不泄密;

三是,效益性原則

因其工作面大、耗時耗財,應在充分調研的基礎上選擇最優的檔案信息數字化方案,包括選擇最優的工作流程、最合理的技術手段和最適宜的數字化加工設施等;

中心任務:對紙質檔案信息進行數字化轉換。這是進一步改變其館藏檔案結構的需要,更有利于用網絡技術和虛擬技術實現檔案信息資源共享和檔案信息化建設的關鍵性環節。

內容:一是,檔案目錄信息的數字化,其目標是建立檔案目錄數據庫;

   二是,檔案全文信息的數字化,可采用掃描或OCR(光學字符技術)識別等技術手段;

主要困難:數字化的技術還不成熟且不經濟、數字化的對象問題、合作問題等;

檔案網站建設

含義:是檔案機構在公共信息服務網絡上建立的站點,一般以主頁的方式提供相關檔案服務和開展檔案宣傳,是檔案信息化建設的重要步驟,是檔案部門聯系社會的重要窗口。

主要功能

一是,服務功能,即向社會公眾提供檔案信息的查詢服務和傳輸服務;

二是,宣傳功能,可稱為檔案工作、檔案機構和檔案職業形象宣傳的有效工具;

三是,交流功能,可開辟用戶專欄密切檔案部門和社會公眾的關系,提高管理和服務水平;

主要內容:檔案工作信息、檔案機構信息、檔案資源信息和檔案利用服務信息等;

問題:目標不明確、信息內容不夠豐富、訪問率低等問題;

對策:在檔案行政管理部門的組織下,設立龍頭網站、門戶網站和樣板網站;逐步豐富網站上檔案信息;注重檔案網站建設的策劃設計,配備專門人才等;

數字檔案館建設

含義:利用電子網絡遠程獲取檔案文件信息的一種方式,重點突出了數字檔案館是在計算機通訊網絡上對分布于各地的各種檔案信息進行動態搜尋的實質,強調的是在數字檔案館環境下用戶開發利用檔案信息資源的便利,數字檔案館不是一種物理存在的實體,而只是利用網絡技術將分布于不同檔案機構的數字化檔案信息資源,以網絡化方式加以互相連接,提供及時利用,實現檔案信息資源共享,其實質是形成一個有序的信息空間和資源共享的信息環境。從這一意義上看,數字檔案館不是一種具體的檔案館形態,而是一種無形的信息組織與利用環境。

主要特點

一是,存在方式上不是一種物理存在的實體,而是一種無形的信息組織與利用環境;

二是,運行方式上是存取檔案信息的網絡化,各類檔案機構是數字檔案館環境得以生存的基礎,在檔案信息數字化處理的標準、實現實體檔案館網絡化基礎設施的構建與完善、檔案信息資源共享中的相關協議上可能會面臨困難;

三是,功能定位上主要是對分布于各地的檔案信息資源進行動態搜尋來滿足檔案用戶信息需求,其定位是一種基于“存取”為中心;

而實體檔案館是“擁有”即通過收藏檔案信息資源以滿足本館用戶乃至網絡用戶的檔案信息需求的行為,其積極作用如保證電子信息的可靠性和真實性、為數字檔案館環境中的檔案信息“存取”

服務提供數字化檔案信息資源保證、可以明確檔案信息資源的公布權、處分權、獲益權等基本權利歸屬,維護我國檔案信息資源開發利用的良好秩序。

數字檔案館與現行實體檔案館的關系:

一是,現行實體檔案館的館藏檔案是數字檔案館形成的基礎;數字檔案館建成后,各級各類檔案館仍應努力加強館藏建設,以便為數字檔案館提供豐富的檔案信息資源保證,同時數字檔案館所提供的檔案信息的原生性、真實性和可靠性也必須以現行實體檔案館館藏的相關檔案作為保證;

二是,數字檔案館的出現為現行實體檔案館的館藏建設提出了新要求,數字檔案館可實現快速遠程查詢,要求實體檔案館在開展館藏建設時必須自覺將自己納入到地區、專業、全國甚至全球的檔案信息網絡中,使檔案館上網的檔案信息資源各具特色、互不重復;

三是,數字檔案館為現行實體檔案館提供了新的管理和服務機制,

數字檔案館把邏輯的、動態的檔案信息資源和信息管理系統引進了實體檔案館,在其中構建了一個虛擬的檔案信息環境,打破了實體檔案館及其館藏的物理界限,使檔案館成為在網絡上能夠靈活、方便地搜尋、選擇、連接檔案信息資源的動態信息系統,極大地延伸了實體檔案館的檔案信息服務能力,能更有效地開展社會化服務。

所以,數字檔案館與實體檔案館之間不是替代關系,而是相互依賴、相互促進的關系。如無實體檔案館則數字檔案館就失去一個重要的信息源泉,沒有數字檔案館實體檔案館就不可能突破原有的工作局限,實現更大范圍內的檔案信息服務??梢?,數字檔案館的建設需要實體檔案館作為基礎,而數字檔案館的建設也可為實體檔案館的進一步發展提供新的機遇。

電子文件的概念

電子文件是在數字設備及環境中生成的,以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體,依賴計算機等數字設備閱讀、處理,并可在通信網路上傳送的文件。

    電子文件的兩個基本特征:

    一是,電子文件由電子計算機等數字設備生成和處理,其信息是以二進制數字代碼記錄和表示的,因此亦可稱為數字文件;

    二是,電子文件是文件的一種類型。電子文件具有文件的各種屬性,特別是具有特定的要素、作用和效力,是電子文件區別與其他數字信息的基本區別,也是電子文件與其他形式文件的共同點。

電子文件的種類

一是按電子文件的信息存在形式劃分

劃分為:文本文件(文字處理文件)、數據文件、圖形文件、圖像文件、影像文件、聲音文件、程序文件、多媒體文件、超文本文件。
   二是按電子文件的功能化分

劃分為:主文件和支持性、輔助性、工具性文件。

三是按電子文件的生產方式劃分

劃分為:計算機系統中直接生成的原生電子文件和將紙質或其他載體(如膠片)文件重新錄入生成的數字化電子文件。

電子文件的特點

一是信息的非人工識讀性

電子文件使用人工不可識讀的記錄符號――數字代碼,只有通過計算機特定的程序解碼、解壓或解密,使之還原為輸入前的狀態,人工才能識讀它。

二是系統依賴性

電子文件的制作、處理,以至歸檔后的全部管理過程都必須借助計算機系統才能實現,不兼容的計算機和應用軟件在交換使用時會遇到不同程度的障礙。

三是信息與特定載體之間的可分離性

電子文件的信息對原始載體不再從一而終,不在具有物理意義上的固定實體狀態,也不在具有固定的物理位置,而是可以在不同載體上同時存在或相互轉換,可以根據需要隨時改變或擴展、縮小其存儲空間。

四是信息的易變性

電子文件信息和特定載體的可分離性導致載體不在具有對信息的固化作用,計算機系統中信息的相對獨立性使人們對信息的增刪更改十分方便,信息可以在不同載體之間轉移,動態文檔中的數據不斷更新或補充;

電子文件載體的不穩定性有可能造成文件信息的改變,其壽命遠遠比不上紙質文件,不斷更新的計算機也難以兼容所有的存儲介質,可能導致信息的失真或丟失;

電子信息技術的發展,可能會導致原有的代碼不能被識別,要求將原文件遷移到新的技術環境中,遷移過程中信息的丟失變異不可避免;

五是信息存儲的高密度性

隨著技術的發展電子文件介質的存儲密度還將繼續加大。

六是多種信息媒體的集成性

電子文件可以將文字、圖形、圖像、影像、聲音等各種信息形式加以有機組合,稱為多媒體文件,能夠更加真實地再現當時的活動情況,從而強化文件對社會活動的記憶和再現功能。

七是信息組織的多維性

電子文件中的超文本文件可以為用戶提供立體網狀的信息組織,用戶可以自主地、有選擇地通過鏈接方式瀏覽相關的信息節點,獲取自己需要的信息單元及其組合。

八是物理結構與邏輯結構的分離性

物理結構指文件信息存儲于載體上的位置及分布情況,邏輯結構指文件信息的內在關系;紙質文件因其信息和載體的不可分離性,其物理結構與邏輯結構也不可分離,但電子文件內容和信息的可分離性導致其物理結構與邏輯結構的分離性,電子文件的真實性主要是指邏輯結構的真實可靠。

九是信息的可操作性

電子文件中的數字信息不是靜態、固態、消極的信息,而是動態、可變、積極的信息。由于信息的易變性,可以方便地改變其存在狀態;還可以利用已存在的信息作其他事情。

電子文件的管理要則

一是全程管理原則

就是要從文件產生到永久保存或銷毀的整個生命周期中進行全程管理,電子文件的全程管理是一種全面的管理,涉及電子文件的流程、管理規則、管理方法以及質量要求,旨在建立一個涵蓋電子文件全部管理活動的管理體制、目標體系、制度體系、程序體系和技術方法體系。

   電子文件的全程管理是一種系統的管理,建立在“大文件”的概念基礎之上,注重電子文件生命周期內各個階段所有管理活動和管理要素的統籌兼顧,強調各項管理內容和要求的無縫鏈接、系統整合和總體效應;注重充分利用管理系統的各種資源,以知識管理的理念,追求系統軟硬件資源和信息資源的最大共享和最大效益。

   電子文件的全程管理是一種過程管理,通過過程控制實現結果控制。由于過程的可控性強,過程控制的反饋周期短,因此,對電子文件生成、流轉、保管、利用等每一項具體管理活動的實施過程進行監控,便于及時發現和糾正失誤,不斷調整管理策略。在過程管理中,所有有助于說明電子文件重要屬性和有效管理過程的信息都被記錄在案,以證實電子文件在管理系統中的運轉狀況,確保電子文件的管理質量。

   以電子文件管理系統對文件流程各階段的管理和監控為例,系統應對產生于機構內部各個部門及其應用系統中的電子文件進行統一的歸口登記,對文件進行分類、鑒定,同時監控和記錄針對文件的一切操作,如文件的創建、登記、修改、審核、簽署、分發、鑒定、歸檔、保管以及文件利用史等。對文件進行的任何技術操作,包括存儲位置的改變、數據的轉載也應該被記錄下來。這種全過程的管理、監控和跟蹤記錄對于證明和保證電子文件的業務有效性和法律證據性有著極其重要的作用。

   1994年至1997年,加拿大不列顛哥倫比亞大學和美國國防部在關于電子文件真實性的聯合研究項目中提出了電子文件全程管理的框架模式,認為應由以下措施構成電子文件的管理鏈條:(1)根據預先確定的標準格式和模板編輯文件;(2)根據文件的類型和用途,使用預先確定的方法認證文件;(3)根據用戶的資格及其權限,確定他操作及使用電子文件的權力;(4)使用磁卡、密碼和指紋識別等方法限制對某些電子文件的訪問,以及對某些功能的使用;(5)在系統中嵌入“工作流程”,只向持特定人員傳遞、呈現有關文件;(6)在系統內設計審計跟蹤功能,記錄對系統的任何操作及其結果(如文件被修改、刪減和增添等)。這一模式已經在北美地區的電子文件管理實踐中得到了應用和發展。

二前端控制原則

   前端控制是現代文件、檔案管理理念的重要內容,它以文件生命周期理論為基礎,把文件從形成到永久保存或銷毀的不同階段看作一個完整的過程。在這個過程中,文件的形成是前端,處理、鑒定、整理、編目等具體管理活動是中端,永久保存或銷毀是末端。傳統文件、檔案管理的特征是分階段、分環節控制,文件管理和檔案管理作為兩個相對獨立的系統分別運行,文件、檔案管理的各種目標和要求被分解到不同的階段、環節和步驟中。前端控制要求對整個管理過程的目標、要求和規則進行系統分析和科學整合,把需要和可能在文件形成階段實現或部分實現的管理功能盡量在文件形成階段實現。

   在初步建立了電子文件管理系統的機構中,電子文件在業務系統中生成和運轉,在電子文件管理系統的輔助下捕獲和歸檔,因此電子文件管理過程的前端就延伸到了業務系統和電子文件管理系統的設計階段,前端控制的形式也部分轉移到業務系統和電子文件管理系統的功能設計中。

   前端控制是實現電子文件全程管理的重要保障,這一原則在紙質及其他載體文件、檔案管理中是有效的,在電子文件管理中更加重要。

   第一,前端控制是確保電子文件真實可靠、完整安全、長期可讀的有效策略。由于電子文件具有易流失、易更改等特性,文件內容、結構和背景信息出現差錯的可能性比紙質文件要大得多,其中很多差錯及其造成的后果是不可挽回、不可修復、不可彌補的,即使可能恢復或部分修復也往往需要付出很高的代價。這些差錯有的來自系統的缺陷,有的出于管理的失誤。針對電子文件“稍縱即逝”的特點,防止失誤、控制差錯的最佳時機應放在所有可能出現失誤和差錯的環節之前。把保障電子文件安全、可靠、完整、可讀的措施附加于文件形成過程,可以有效地防止電子文件在運行和利用過程中遭受損傷和破壞。例如,機構將電子文件的歸檔范圍和歸檔要求設計在電子文件管理系統之中,屬于該范圍的電子文件一經生成就被加上歸檔標識,使之具有防止非法修改和刪除的屬性,并生成相應的描述信息,從而確保其安全留存和內容真實。

   第二,前端控制是優化管理功能,提高管理效率的科學理念。電子文件管理系統不應是對手工管理流程的簡單模擬,而應該本著更科學、更合理、更有效的原則構建一體化的新流程,以便減少乃至消除文件、檔案管理全程中各個管理環節的重復、疏漏和抵觸,從而達到功能合理,效率最高。前端控制是新構建的文件管理流程的重要特點,對改善管理功能和效率具有明顯的作用。

   在對電子文件生命周期的全過程通盤規劃的基礎上,把某些分散在各個管理環節的,帶有一定重復性的作業提前實施,可以有效地減少重復作業和滯后作業,最大限度地提高作業效益。例如,凡是可能在文件形成的同時生成的元數據(包括描述文件內容、版本、文件生成環境、存在狀態等方面的信息)均在當時及時采集、存儲下來,文件形成時尚無法生成的文件運轉、保管、利用等方面的信息則進行實時追加。所有元數據均為一次采集,全程使用。這種元數據采集方式與各管理環節獨立采集相比,工作量大為減少,有效地防止了重復采集中的信息誤差,并且保證了元數據的完整齊全、真實可信。又如,把電子文件的版本控制、備份措施、鑒定復審、利用權限等管理要求設計在電子文件管理系統之中,由系統自動實施,可以確保各項管理措施及時、準確、到位。

三集成管理原則

 集成管理是指對管理要素的科學重組。電子文件的集成管理是將與電子文件生成,運行、保管等管理活動有關的要素進行合理的互連與組合,形成具有要素群結構的管理體系的過程。集成管理可以增加管理體系的功能度,因精密組合而減少疏漏,提高可靠性;可以增加相關作業的密集度,因減少重復而降低功耗,提高管理效率。

   集成管理是全程管理思想的延伸和深化,它要求不僅關注文件流,也要關注與文件流相關的業務流,關注其他信息流的統籌兼顧、功能整合,鮮明地體現了開放式、集約化的管理理念。具體說來,電子文件的集成管理主要包括以下三個方面的內容;

  第一,文件流與業務流的集成。文件是組織履行職能、從事業務活動的重要手段,從一定意義上說,文件流是業務流的記錄和反映。因此,文件流與業務流的結合程度應該是衡量電子文件管理質量的一個重要標準。如果文件管理與業務流結合得好,可以降低組織日常運行成本,提高工作效率,并確保文件價值的實現;如果結合得不好,則會降低文件對業務活動的支持作用,妨礙業務活動的順利開展。文件流與業務流的集成思想不僅應體現在組織的電子文件管理理念、管理政策和管理方法之中,最終應體現在組織電子文件管理系統對電子文件流與業務流的一體化整合上。電子文件管理系統應支持本單位的文件運轉流程和業務流

程,在確保文件完整、安全、準確的同時,保證文件運轉和業務流程的順暢、周密和高效。

   第二,文件流與其他信息流的集成。文件只是組織全部信息的一部分,任何單位在日常工作中都還會接收、運行、保管和利用各種各樣的非文件信息,如參閱信息、內部管理信息、統計信息、宣傳信息等。文件信息和非文件信息在內容上有互補性,在管理流程和技術上有許多相通之處,集成管理就是要打通它們之間的可通之處,連接它們之間的可連之處,實現最大限度的信息共享和知識挖掘。

文件流與其他信息流的集成必須滿足以下條件:信息規范、標準,有明確的定義、標準的格式和要求;信息之間的關系界定清晰;信息處理程序明確統一;信息處理、利用權限明確,安全保密措施到位;信息處理平臺高度集成等。

   第三,文件流內部管理活動的集成。長期以來,我國紙質文件管理實行的是“分階段十分環節”的管理方式,即先劃分為文件管理和檔案管理兩個階段,各階段中再劃分若干個管理環節,每個環節相對獨立,界限清楚。信息技術的介入使這種管理方式的不適應性日蔬明顯:一是對原有管理流程的解析顯示出作業的不合理分割和交叉重復;二是電子文件的技術特征要求實行前端控制,即將以往的“后工序”提前至文件形成階段,這使文件管理流程改造成為必需。為了達到優化電子文件管理,提高組織工作效率的目的,電子文件管理的各項具體業務應該并可能根據其內在關聯性而得以整合或集成,如歸檔與整理、鑒定、著錄的結合等。

四動態管理原則

動態管理是指對電子文件全程加以監控,以動態適應性管理措施實時應對電子文件生成、運轉、利用過程中發生的變化和對管理工作提出的新要求,以保證管理目標的實現。

   就存在狀態而言,電子文件與紙質文件最大的不同之處在于它的不穩定性,而管理者的基本責任是要確保電子文件的永久真實、長期可讀。從動態中尋求恒久,從多變中保持不變,這是電子文件管理面臨的重要挑戰之一。

   紙質文件載體對信息的固化使得各項管理措施有了穩定的管理對象,并可以比較穩定地發揮作用。如文件一旦生成就確定了它的基本形態,這種形態本身就可以證實文件的真實可靠,所有的保護措施都是在延長這種形態的穩定。而電子文件自身及其生存環境總是處于不斷的變化之中,必須采取相應的管理措施以應其變:與文件生成有關的軟硬件系統的升級不斷要求對電子文件實施遷移;為了證實電子文件信息的真實性,需要跟蹤記錄文件在生成、傳輸、利用:遷移等過程中產生的信息;實時記錄和動態維護電子文件中數據的動態鏈接關系;針對相關業務流、其他信息流的變化,不斷調整文件流程及其管理措施等??傊?,如果把紙質文件的管理特征歸結為“以靜制靜”的話,那么電子文件的管理就是“以動制動”,即以改變文件存在狀態及存在環境,不斷追加背景信息等手段來獲得完整、真實與可讀的電子文件,實現文件管理的目標。

五注重效益原則

   效益就是投入產出比,成功的管理應該有助于提高該項活動的效益。組織在電子文件管理中要注意對其全過程的投入產出比進行分析,以此評價電子文件管理系統或管理過程的效益狀況,力求使效益最大化。

   電子文件管理活動的效益既有經濟方面,可以量化的;也有社會、文化等方面,不易量化的。經濟方面的如系統開發、運行與維護費用;文件保管與遷移費用;通過有效的電子文件管理而減少的文件制作、傳輸費用;通過利用電子文件提高工作效率而增長的業務收益;通過利用電子文件獲取信息而減少對新業務活動的資金投入等。非經濟方面的如對工作效率和質量的影響;機構證據的留存;文件文化價值的實現等。

   與紙質文件管理相比,電子文件管理中對成本和效益的關注尤其突出,這主要來自兩個方面的原因:一是電子文件管理的投入可能比紙質文件管理要大得多,盡管電子文件的高密度存儲可以節省大量的存儲空間,但是開發與維護電子文件管理系統的投入卻可能大大超過紙質文件管理系統,對電子文件的動態保護要比紙質文件的靜態保護難度更大,成本更高。二是信息化過程中各種組織更加注重信息資源的效益問題。因此在電子文件管理系統的設計、開發、使用和管理活動中要追求合理的投入產出比。

   電子文件管理的效益原則一般體現在管理政策、保管模式的選擇、軟硬件配置、管理流程設計等諸多方面。在這些方面既要考慮當前的支出和收益,也要考慮未來的日常支出和長遠效果。注重效益原則不是單純的成本核算,還應包括對電子文件管理目標、管理質量、管理理念的綜合考慮。

電子文件的管理模式

   ()機構內部電子文件的管理模式

   電子文件與紙質文件的不同特點,導致了管理上的一系列變化。各國檔案工作者在研究電子文件管理方法的同時,也在積極、慎重地探索著電子文件的管理體制與模式。這一問題對于電子文件的管理效率和質量有著直接的影響。

   電子文件產生和首先使用于全國各種類型的機關、企事業單位,地區性、全國性電子文件管理系統是以這些組織機構的電子文件管理系統為基礎建立的。搞好機關、企事業單位電子文件的科學管理,不僅對于本單位信息流的合理控制和有效利用具有明顯的實際意義,而且對于電子文件時代建立完整可靠的社會記憶,推動整個社會信息化的進程也具有重要的基礎作用。

   由于業務范圍、電子文件種類、內容的差異,不同機構電子文件的具體管理模式可能不盡相同,但各個機構都應該對以下兩方面的問題給予足夠的重視。

   1.對電子文件實行統—管理

   目前,我國大部分機關將電子文件轉換成紙質文件,經正式簽署后歸檔保存,原電子文件保存在各形成部門,沒有歸檔,處于分散保存狀態。也有一些機關。企事業單位將歸檔紙質文件和電子文件分別歸口到檔案部門和信息技術部門。這兩種做法都有明顯的缺陷。機構內部各部門或文件形成者個人主要看重的是電子文件在處理現行事務當中的作用,由他們自行管理電子文件往往出現短期行為,而且管理不規范,做法不統一,造成機構對這些電子文件的失控。信息技術部門統一管理機關電子文件,常常把電子文件現同于一般的電子信息,主要著眼于技術管理,而不能從現實和歷史的結合上全面把握電子文件的價值和聯系性,對其真實性、完整性、長期可讀性的保障措施不夠得力,因而無法達到留存真實完整的社會記憶,確保其行政有效性和法律憑證性的管理要求。電子文件和紙質文件的分口管理可能造成兩種文件內容和管理方法上的不一致,為日后的查找利用帶來困難。

 《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》(GBHl7678.1—1999)和《電子文件歸檔與管理規范》(2001年修改稿)中都明確規定機構內部的電子文件、電子檔案應該由文件、檔案部門歸口管理,機關文件、檔案管理部門可以通過建立統一的管理系統,制定和推行統一的管理制度等措施,對本機關的電子文件實行統一管理、統一開發利用,這對于保證電子文件信息資源的完整安全和有效利用,降低管理成本以及文件流程與機關業務流程的協調運行,都有明顯的優越性,同時對于機關文件、檔案部門擴展職能,提升地位也會產生積極的影響。

   機關文件、檔案部門對電子文件實施管理的實質是統籌規劃,統一控制,并不一定強求形式的劃一,尤其是在現階段可采用與本機關情況相適應的管理形式。暫不具備集中保管電子文件條件的機關檔案室,可先對各部門電子文件的歸檔范圍、管理方法及執行的標準作出規定,并定期進行監督檢查,待條件具備再實行集中保管;有的機關設有專門的計算機站、信息中心等機構,有專職的技術人員和良好的電子文件保管條件,機關檔案室可根據文件、檔案工作的要求與該機構共同研究制定電子文件的管理辦法,亦可委托其代為負責電子文件的物理控制,由檔案部門行使對電子文件實行邏輯控制的職能。

 2.實行文件、檔案一體化管理

 在計算機信息系統中,文件與檔案的界限難以截然分清,電子文件的大量出現及其長久保存的需要將促使多年來提倡的文件、檔案一體化管理進入實質性階段。電子文件的全程管理和前端控制都是孕育和植根于這種一體化管理模式的管理策略。事實上,將電子文件和電子檔案分而管之,無論在理論上還是實踐中都是難以成立的,在對電子文件的全程管理中,計算機軟硬件的配置、網絡和節點的規劃、文件格式和數據庫結構的確定以及索引的編制等都需要從文件形成階段開始統籌設計,電子文件的歸檔、整理、鑒定、著錄、生成元數據等大量的“檔案管理性工作”也需要在文件的形成或運轉階段進行,因此,電子文件管理必須

選擇文件、檔案一體化模式。

   電子文件、檔案一體化管理的最佳實現方式是建立功能涵蓋電子文件生命周期全部管理活動的電子文件管理系統。在建立系統的條件不成熟時,可以通過對現有辦公自動化系統或檔案管理系統的改造來促進一體化的進程。這種一體化絕不是文件管理與檔案管理的簡單相加,‘而是在全程管理和前端控制原則指導下對整個管理流程的重構。根據具體情況,有些單位還可實行包括情報、資料在內的電子信息一體化管理。

   從理論上說,文件、檔案一體化管理不僅僅是機構內部對處于現行、半現行期電子文件的管理模式,而應該包括處于非現行期的電子檔案。也就是說,一體化的口徑應該設定在電子文件生命周期的從始至終。檔案館對電子檔案的管理要求也應該滲透到機構電子文件管理體系之中。

   ()檔案館電子文件的管理模式

   對于失去現行效用的電子文件的保管模式問題,目前在國際檔案界尚未達成共識,加拿大哥倫比亞大學和美國匹茲堡大學提出了兩種具有代表性的管理方案,即由檔案館集中保管和由各機構分別保管。這兩種方案分別得到了一些國家學者和檔案管理機構在理論上踐上的支持。

 1。集中式保管模式

   哥倫比亞大學的方案與紙質文件的管理方案十分接近,認為電子文件的保管需要經過兩個階段:第一階段,文件的生成機構使用文件,并通過一些方法(如工作程序和技術手段)來保護文件的可靠性和真實性;第二階段,文件生成者將失去現行使用價值的文件移交檔案館,由檔案館進行整理、編目和長期保管。提出和支持這一方案的主要理由是,文件形成機構和檔案館的職責不同,機構不承擔為社會保管非現行文件的任務。文件生成機構保管電子文件主要是出于業務活動的需要,當文件進入非現行階段后,機構很可能會失去這種動力,對這些電子文件缺乏足夠的重視和投入,從而產生保管不力的后果。而檔案館作為永久保存

檔案的基地,能為電子文件的安全提供全面保障。文件形成機構和檔案館各司其職,有利于對文件實施完整有效的控制,保證文件的可靠性和真實性。美國、加拿大、英國、北歐等一些國家原則上贊成這一方案,主張將失去現行效用的電子文件移交各級檔案館集中保管,這些國家的檔案館已經正式接收了一些機構移交的電子文件。

   2.分布式保管模式

   匹茲堡大學的方案主張文件形成機構應該自始至終保管自己的電子文件,而不是將進入檔案階段的電子文件移交檔案館.檔案相對于北現行電子文件的保管進行指導和幫助,并具有一定的控制權。澳大利亞莫納西大學的弗蘭克·厄普沃德和蘇·麥克凱米什等學者也是分布式保管的積極倡導者。他們的理由是:電子女作具有系統依賴性,技術和資源的有限性使得檔案館不可能保管所有機構的文停,特別是一些需要專門軟硬件才能閱讀的文件,主要的困難來自技術支持方面。如果檔案館安裝和保管各機構電子文件的運行設備,建立與之相同的技術環境,其成本很高,管理工作十分復雜,檔案館很可能會因為資金和技術上的困境而難以有效管理好這些需要長久保管的電子文件。而形成機構能夠勝任電子文件的技術維護。實踐這種方案的典型是澳大利亞。1995年,澳大利亞檔案館出版了一個小冊子{管理電子文件——共同的責任0,該冊子頒布了澳大刮亞電子文件管理的基本制度,提出由聯邦機構產生的電子文件不應集中在國家檔案館內集中保存,而應保存在產生這些文件的聯邦機構內,這種管理制度就是“電子文件的分布式保管”。澳大利亞檔案館認為,將電子文件保存在產生它的軟硬件環境中,可確保電子文件的形成、采集和長期維護。電子文件的管理與檔案部門曾經采取的傳統管理手段在許多方面截然不同,其載體的保管不再是管理工作的重點,電子文件管理的關鍵在于識別、控制與可存取以及對電子文件價值的維護。此外,澳大利亞《檔案法》第27條也相應作出規定:檔案館并不要求聯邦機構將具有持久價值的電子文件的載體送交檔案館保存,當電子文件保留在產生它的部門時,應由檔案館對這些電子文件進行登記,并加以控制。據此,澳大利亞檔案館和聯邦機構就電子文件的生成和保管方式達成一致,并進行合作。檔案館負責制定相關的政策、標準和提供范例,聯邦機構在其指導下對自身生成的電子文件進行長期保管。只有在兩種情況下,檔案館才保管機構的電子文件:

第一,   電子文件形成機構即將或已經撤銷,而且沒有其他機構繼續承擔其職能;

第二,檔案館與某機構達成協議將代為保管其電子文件。

   在上述兩種方案的基礎上,有人提出采用集中式和分布式相結合的折中辦法,即如果將來出現一種解決電子文件軟硬件依賴性的技術方法,那么機構可以在檔案館的指導下,結合自身的需要,對電子文件實施“自由進館原則”。

   事實上,不管采用何種保管模式,檔案館都在總體上控制著電子文件資源,分布式保管并不是放任文件形成機構自由地保存電子文件,檔案館同樣要提出明確的要求,開展具體的指導。在這里,“保管”更多地包含“控制”的意思。機構內部的電子文件歸檔方式存在著類似的情況,反映在檔案部門的任務由實體保管向資源控制發展的趨勢。物理歸檔方式具備了集中保管的要素,檔案部門實實在在地掌握歸檔文件:而邏輯歸檔方式則是分布式保管的雛形,檔案部門不實際擁有文件資源,但能夠監控其管理和利用情況。

   我國目前主要關注機關、企事業單位電子文件的管理工作,尚未深入研究一個地區乃至全國電子文件的管理模式。國家檔案局牽頭研制的國家標準《電子文件歸檔與管理規范》(2001年修改稿)中指出,“電子文件歸檔后按有關規定移交至檔案館等檔案保管部門,作為電子檔案進行集中保管”。一些研究人員和檔案館在現行檔案管理體制的框架下,開始探索檔案館集中保管具有永久保存價值的電子檔案的途徑和方法。

   檔案館對電子文件的管理和控制模式涉及因素多,實現難度大,需要充分的理論論證和技術支持。由于各國文化傳統、檔案管理政策、體制、技術等方面的差異,在一定是期內可能保持多種模式并存的局面。而信息技術的發展,網絡環境的成熟會不斷對此提出新問題和解決問題的方案。在探索符合中國國情的檔案館電子文件管理模式時,應該充分吸收國際上各種管理模式的合理因素,尊重電子文件的形成規律,遵循電子文件的管理原則,并與機關、企事業單位電子文件管理要求及管理系統設計統籌考慮。

第五部分  外國檔案管理

  基本要求:

  了解:文件管理的含義與文件管理職能,外國檔案館

  熟悉:外國檔案的利用和開放,外國檔案事業管理體制

  掌握:文件生命周期理論,文件中心,外國檔案鑒定理論與標準,外國檔案的整理原則

文件生命周期理論

1、文件生命周期理論的內涵、形成和發展

英文為“thecycle of records”;

1950年,美國的馬勃斯在第一屆國家檔案大會上提出了文件生命周期的“三階段論”,即文件的現行、暫時保存和永久保存三個階段的理論;這一理論正好與文件的保管場所-辦公室、文件(檔案)中心和檔案館相吻合和相對應;

80年代開始,國外的學者完整系統研究文件生命周期,發表了一些頗有深度的論著;

有1982年阿根廷的檔案學者曼努埃爾·巴斯克斯發表的《文件的選擇》和1987年的《文件生命周期研究》,是全面系統論述文件生命周期理論的代表作;

2、文件生命周期的劃分

第一種劃分是根據文件的現行、半現行和非現行形態把文件生命過程劃分為三階段;其中前兩個階段是文件階段,后一個階段是檔案階段;

第二種劃分是根據文件的作用將文件的生命過程劃分為三個階段即:文件承辦形成階段、文件的行政用途階段、文件的歷史階段;其中第一階段是文件階段;后兩階段是檔案階段;

第三種劃分是按照文件的存留地點分成三個階段即:在籌辦單位存留階段、在文件中心存留階段、在檔案館永久保存階段;

第四種劃分是按照文件的管理程序將文件運動過程劃分為四個階段即:文件的形成階段、文件的使用與維護階段、文件的鑒定和選擇階段、文件的檔案管理階段;

文件生命周期理論的基本點:文件從其形成到銷毀或永久保存是一個完整的過程,依據文件的不同價值及其作用形式整個完整過程可以劃分為幾個不同的階段,文件在每一階段因其特定的功用和價值而與管理形式、保存場所之間存在一種內在的關系;

3、文件生命周期理論產生的依據

因處于不同階段的文件具有不同的價值形態或功用,所以文件可以分為不同的階段具有不同的特點,可見文件的價值形態及其有規律的轉化,是提出文件生命周期理論的主要依據;

一是,關于文件的價值形態;

美國謝倫伯格的“雙重價值理論”具有代表性,在他看來文件首先具有對形成機關的原始價值,即第一價值包括行政管理價值、法律價值、財務價值和科研價值,其次文件還具有對其它機關和個人利用者的從屬價值,即第二價值包括證據價值和情報價值,統稱檔案價值;

二是,文件價值形態的轉化;

文件的第一價值向第二價值轉化的過程,既是文件原始價值遞減和從屬價值遞增的過程,又是大部分文件因其價值的消失被淘汰,小部分文件因其永久保存價值的被承認而被承認移交到檔案館作為檔案永久保存的過程;

4、文件生命周期理論的意義

西方檔案學家把文件生命周期理論與來源原則并稱為現代檔案學的基本理論,把文件生命周期理論看成是檔案人員參與文件管理的理論依據,是外國現代檔案學發展的重要標志,具有里程碑意義:

一是,文件生命周期理論準確地揭示了文件生命的運動規律,為文件和檔案管理奠定了理論基礎;

二是,文件生命周期理論有利于針對不同階段文件的價值特點,采用適宜的存放和管理形式;

過渡性機構除保存半現行文件外還具備三種功能,即繼續發揮半現行文件的原始價值為形成機關服務、必要時經形成機關同意將半現行文件提供給其它機關或個人利用者、儲存具有第二價值的文件為移交檔案館永久保存作好準備;

三是,文件生命周期理論為實現文件與檔案管理的一體化,提供了理論依據;

外國的文件中心實際上是文件、檔案管理一體化的良好組織形式;

5、文件生命周期理論的主要內容

基本內容可概況為三點:

一是:文件從其形成到銷毀或永久保存,是一個完整的運動過程;

二是:由于文件價值形態的變化,這一完整過程可以分成若干階段;

三是:文件在每一階段因其特定的價值形態而與服務對象、保管場所、管理形式之間存在一種內在的對應關系。

1、文件從其形成到銷毀或永久保存,是一個完整的運動過程

首先,文件生命周期理論認為文件是一個廣義概念,泛指人類社會實踐活動中直接產生和使用的一切信息記錄,無論其載體形式和記錄方式如何,強調現行文件和歷史檔案都只是廣義文件運動過程中某一特定階段的代稱,都是廣義文件的組成成分;

其次,文件運動現象如同生命一樣,從其最初產生到最終歸宿是一個完整的運動過程。而且這一運動過程是連續統一的,所謂現行文件和歷史檔案只是同一事物的不同運動階段;

2、由于文件價值形態的變化,這一完整過程可以分成若干階段

首先,文件的整體運動過程具有階段性特征。雖然對文件運動過程進行略有區別的階段劃分,但是卻共同反應出文件運動過程具有階段性這一客觀事實;

其次,文件運動的各階段具有不同特點?!?/span>

例如:現行階段:文件對機關的現行作用最為突出,機關需要頻繁利用,一般保存在機關內部,服務對象主要以本機關為主;

半現行階段:文件的現行作用開始衰退,利用率也逐漸下降,但是服務對象仍然以機關為主,此時需要一個場所來檢驗文件是否具有長遠歷史價值,過早銷毀或向檔案館移交都不太適宜;

非現行階段:文件對機關的作用基本喪失,其中大多數因沒有歷史價值而被銷毀,少數具有長遠歷史價值需要永久保存,此時服務對象由機關擴展到社會各界,保存場所也轉移至檔案館;

再次,引起文件階段性變化的根本原因是文件價值形態的規律性變化。文件的價值形態變化貫穿于文件的整個運動過程,它是決定各階段文件不同特點的最根本因素,從而導致文件的階段劃分;

美國謝倫伯格的“雙重價值理論”:他認為文件有兩種價值,

一是具有對形成機關的原始價值;

二是具有對其它機關和個人的從屬利用價值,也統稱檔案價值;

3、文件在每一階段因其特定的價值形態而與服務對象、保管場所、管理形式之間存在一種內在的對應關系

首先,文件在每一階段的特定價值形態對應于相應不同的服務對象、保存場所和管理方式。

其次,上述各階段文件服務對象、保存場所和管理方式等方面的變化只不過是文件運動不同階段的外在表現,只有價值形態的變化才是其內在決定因素。

6、文件生命周期理論的重要意義

第一,文件生命周期理論準確地揭示了文件運動的整體性和內在要求,為文件的全過程管理奠定了理論基礎;

文件運動除具有階段性的特征外,還具有緊密的聯系,表現在三個方面:

  一是,各階段文件的內容完全相同;

  二是,各階段文件的物質形態完全相同;

  三是,各階段文件的根本屬性完全相同;

第二,文件生命周期理論準確地揭示了文件運動的階段變化,為文件的階段式管理奠定了理論基礎;

要求人們必須尊重各階段文件的區別,針對價值形態的變化,對文件整體運動過程實施階段式管理,從而為各階段文件管理找到最適宜的保管場所和保管方法。

比較機關檔案室和文件中心:

前者往往是機關內部機構,而后者往往獨立于機關之外,多隸屬于檔案系統;

但實際上,機關檔案室和文件中心的性質和功能沒有根本區別,都是介于機關和檔案館之間的過渡性機構。

第三,文件生命周期理論準確地揭示了文件運動過程的前后銜接和各階段的相互影響,為實現從現行文件到檔案的一體化管理,為檔案部門或人員對文件進行前端控制提供了理論依據;

檔案部門或人員對文件實行前端控制,本身就是現行文件和檔案一體化管理的實現途徑和重要體現,可以消除因現行文件管理不善而導致檔案部門得不倒完整檔案的弊端,也可以避免現行文件管理質量低劣而導致檔案人員重新整理的不必要浪費。

7、文件生命周期理論在電子時代的指導價值

集中反應在其全過程管理思想和前端控制思想對電子文件管理的指導價值。

電子文件劃分為設計、形成和維護三階段,著眼點在于電子文件從孕育、生成到存在的整體過程,這使得全過程管理尤為重要。

電子文件也需要前端控制,國際檔案界確定檔案部門及其人員對電子文件生命周期的適當干預時機是在電子文件管理系統的設計階段,其原因在于

一,是確保電子文件真實可靠性的需要;

二,是確保電子文件完整歸檔的需要;

三,是確保電子文件安全利用的需要;

當然,這意味著檔案部門及其人員對電子文件生命周期的介入實際比紙質文件可能還要早,并且對其控制不僅在設計階段,而應包括后續的形成和維護階段的整個運行過程都要進行嚴密控制。

文件管理含義與文件管理職能

含義:主要是指對進館前的文件進行保管、利用和處置的全部活動。這一概念的正式啟用以及對其含義的研究,始于20世紀40年代。到目前為止,各國對文件管理含義的表述盡管繁簡各異,但基本認識取得了一致。

目的在于整理并減少收藏文件的數量,以實現最大限度地滿足研究者的利用需要這一中心任務。

各國對文件管理含義的表述共同點:

一是,都以文件的整個生命周期為基礎;

二是,各國對文件管理的表述都體現了文件生命周期的階段性;

三是,各國對文件管理的表述都是以經濟和有效為前提。

管理職能

第一,運用現代化信息管理原則和技術,減少文件的數量,改進文件的質量,尤其要注意對信函、報告、表格、指示以及類似的指導性文件的控制,選擇適當的辦公設備和辦公用品等;

第二,在機構的現行工作中,注意妥善保管和使用文件,完善現有的文件整理、分類和編目制度,開發更為有效的信息處理系統。

第三,保證把那些在現行工作中不再需要的文件從費用昂貴的辦公室和存儲設備中移到費用低廉的文件中心妥善保存。

第四,為半現行文件提供有效的咨詢服務,直到文件形成單位認為它們已經失去了行政、法律和財務價值,即直到它們成為非現行文件為止。

第五,保證由檔案部門來對這些非現行文件進行鑒定,并將具有價值的文件移交給設施良好的檔案館永久保存。

第六,組織和促進更多的利用者廣泛而有效地利用檔案館的獨特資源。是控制文件轉化為檔案的這一過程。

美國謝倫伯格認為:文件處置工作應由機關文件管理人員和檔案管理人員共同承擔。

文件中心

1、文件中心的形成和發展

文件中心是一種不同于登記室的文件管理機構,它不是機關的內部機構,往往獨立于機關之外,屬檔案系統。文件中心最早出現在美國。1950年,美國頒布了《聯邦文件中心管理法》,授權總務署在國家檔案與文件局下設置聯邦文件中心,從而確立了文件中心的法律地位。

文件中心不是機關的內部組織機構,是獨立于機關之外的,但屬于檔案系統;

最早出現在美國,因其適應了當今社會各機關實行現代管理的客觀需,同時又符合文件的形成和運動規律,很快顯示出其諸多優越性和可行性;它不是國家體制或檔案工作管理體制的必然產物,而是文件生命運動規律的體現;

文件中心在各國有不同的稱為:英國稱為“中間檔案館”,法國叫“文件中心”、“進館前文件寄存處”或“部際檔案館”;前蘇聯“機關聯合檔案館”;馬來西亞“文件服務中心”等等;

2、文件中心的性質和任務

  文件中心,是在檔案行政管理機關管理下的,對各個不同行政機構的半現行文件進行經濟地保管和提供利用,并在這些文件被銷毀或移交到檔案館之前進行系統處置的保管機構;

性質是一種過渡性的半現行文件管理機構,處于形成單位和檔案館的中間位置;

任務是:

一是,負責對半現行文件進行廉價的儲存和有效的保管;

二是,負責對文件形成機關及時提供優質高效的服務,或經文件形成機關同意后為其它用戶提供服務;

三是,負責對半現行文件進行最終處置,即移交檔案館永久保存或按規定程序進行銷毀;

3、文件中心的現狀和分布

一是,美洲;

最具代表性,成立時間較早,規模大、類型多;美國有聯邦文件中心、非聯邦文件中心、商業性文件中心三種類型;加拿大有地區性聯邦文件中心、全國性的人事文件中心、商業性文件中心等;

二是,歐洲;

英國稱“中間檔案館”,用來保管政府各部門的半現行文件;

法國由現代檔案館兼管政府機關的半現行文件;

德國既有中間檔案館又有文件中心;

俄羅斯主要是機關聯合檔案館,類似于文件中心,是分系統或地區建立的;

三是,亞洲和非洲;

馬來西亞的文件服務中心;

菲律賓有地區性的文件中心;

贊比亞有文件中心;

4、文件中心的業務

有四項即:接收、保管、借閱和處置;

一是,接收;

從文件保管期限、保管費用、特殊需要等方面考慮文件中心并不是接收所有的半現行文件;

在接收時要求案卷必須邏輯順序排列整齊,并裝入標準的文件盒中;同時文件中心會派專人前往移交機關,檢查監督移交工作等相關事宜;接收過程中形成兩種書面文件即“文件交接表”和“文件排架索引-存址指南”,作為文件交接的收據,促進文件的快速存取和查閱,同時對文件的接收和處置起控制作用;

二是,保管;

要確保庫房干凈、整潔;使文件盒容量合理、標記清晰醒目;不浪費存儲空間,文件及時處置,排架及時調整;對特殊載體的文件要實行特殊保管;出庫的文件要及時催還、清點和上架;

三是,借閱;

文件中心不是單純的辦現行文件的保管機構,還必須為利用者主要是為文件形成者提供快速、準確的借閱服務,形式主要有外借、內借和復制;

四是,處置;

是文件中心的一項重要的業務,它是根據文件保管期限表對文件進行再鑒定和再審查,銷毀不需要繼續保存的文件,把具有永久保存價值的文件移交到檔案館;向檔案館移交不僅意味著檔案實體的轉移,而且是檔案的所有權的轉移,即從歸文件形成機關所有通過移交給檔案館轉變為歸全民所有,或國家所有;

5、文件中心的優越性

文件中心因其經濟、高效的優點被譽為“現代最富有生命力的新型檔案機構”,表現在:

一是,經濟實用;

文件中心作為文件形成機關與檔案館密切結合的產物,能夠提供機關和檔案館都無法提供的廉價而實用的存儲空間,從而實現文件經濟而有效的保管;同時也有利于機關提高工作效率,減輕機關的負擔;

二是,交接簡便;

文件中心自備運輸工具到機關接收文件,只需填寫“文件交接表”即可;

三是,三個不變;

半現行文件保存在文件中心,其形成機關對文件的所有權不變,文件的原有整理順序不變,保密規定不變;這使得形成機關愿意將文件移交給文件中心,又能確保機關對文件的利用;

四是,服務快捷;

五是,安全保管;

六是,保證質量;

總之,文件中心的建立不僅可以為形成機關提供安全、廉價的保管庫房,提高機關的工作效率,維護機關的利益,確保機關對文件的快速利用,而且還可以為檔案館提供穩定的、高質量的館藏來源,保證檔案館能更好地利用其精良的設施和安全可靠的有限存儲空間,來永久保存具有重要價值的歷史檔案;

6、面臨的挑戰及對策

面臨的挑戰:

一是,文件數量持續高速增長的趨勢,使得存儲空間面臨巨大的壓力;

二是,文件載體多樣化和新技術帶來的壓力;

三是,上述兩方面給工作人員帶來的壓力;

采取的對策:

一是,文件中心應小型化,控制其接收文件的機關范圍,使承攬的機關不宜過多;

二是,適應新型載體文件日益增多的需要,走庫房專門化的道路;

三是,文件中心的資金來源應向多渠道方向發展,向國家、各方面集資;

四是,提高工作人員適應新形式的能力和素質;

德國邁斯奈爾的鑒定理論與標準

1901年德國的邁斯奈爾提出,其鑒定標準可以概括為兩方面內容:

一是檔案內容    二是檔案來源

邁斯奈爾的鑒定理論具有開創性意義。

首先,他第一次提出了“高齡案卷應當受到尊重”的著名論斷并設定了具體的禁毀年限,使得歷史檔案得以保存;

其次,他第一次提出了較為系統的鑒定原則和標準,改變了過去各國對鑒定進行粗線條簡單規定的傳統做法,在理論和實踐上均有重大突破;

再次,他第一次提出了檔案來源是最重要的鑒定標準,強調應以檔案固有的行政關系背景,即形成機關在政府結構中的地位、機關職能與上下級職能之間的關系等方面綜合考慮;

1.從案卷內容考慮的鑒定標準

第一,關于國家不動產權利的案卷是永久而且無論任何形式都要保存。

第二,關于私人權利或非國家級公共權力的案卷,一般只留下保存有重大意義的部分,有助于認識典型事件經過或重要權利的部分,以及有關某些特殊人物的部分。

2.從案卷來源考慮的鑒定標準

第一,每一個機關都特別重視有關該機關本身行政任務的案卷。

第二,總卷主要是在中央機關保存。

第三,中級機關的案卷,只要它是有關各該機關本身的行政,而不是有關上級和下級機關之間的承轉,都要保存。

第四,下級機關的特殊案卷,只要它是該機關本省行政活動的產物,都是重要的。

第五,法院的訴訟案卷,只要從中能看出持久的權利和制度的部分才加以保存。

美國鑒定理論與標準

他們通常采用謝倫伯格的雙重價值論,將檔案文件的價值劃分為第一價值和第二價值。

1.文件的第一價值

文件的第一價值是指文件對其形成部門工作事務的有用性。其作用分別體現為行政管理價值、法律價值、財務價值以及科技價值。

(1)行政管理價值

首先,它是檔案工作者最關心的一種價值。評價時,檔案工作者首先要考慮行政管理級別,該機關權力的大小以及所履行的職能對研究工作的意義。

其次,要考慮現行性。來源機關使用的頻度和目的是識別文件行政管理價值的標志。

第三,考慮必要的工作文件。必要工作文件是有關主體行政工作必須的文件。個可靠

第四,考慮政治和公務的聯系。一份文件如果能說明一個機構所追求的理想,就是有價值的。

(2)財務價值

具有這種價值的文件是與各種財務方針和財政事務有關的文件。

(3)法律價值

檔案可以用來證明公民個人的法定權利,以及財產權和職業權益。

(4)科技價值

科技文件的鑒定,通常由專家擔任或在專家指導下進行。

2.文件的第二價值

它包括證據價值和情報價值(或研究價值)。

(1)證據價值:指文件在脫離現行期以后,作為形成部門組織結構、職能、工作程序和結果憑證的有用性。具有證據價值的文件有兩大類:一類是與機構的形成有關,能反映機構的性質、形成原因、時間和背景的文件;一類是與機構的政策、工作程序有關的文件。高級行政機構形成的文件應認真保留,多數可長時間留存或永久保存。低級執行部門的文件分三種:一是與內部管理有關的文件;二是與職能規劃執行有關的文件;三是事務性文件。第一種是短期文件;第二種、第三種一般是短期文件,但也有一些長期或永久文件。

(2)情報價值:文件中所含的反映工作進行情況和執行結果的有價值的內容。確定文件的研究價值著重在文件潛在的歷史價值,這種鑒定主要是從學術研究的角度考慮的。

20世紀50年代的“文件雙重價值論”

1956年美國謝倫伯格《現代檔案-原則與技術》中系統闡述了“文件雙重價值論”。

他認為公共文件具有兩種不同的價值,一是對原形成機關的第一價值(行政管理價值、法律價值、財務價值和科技價值);二是對其它機關和個人利用者的第二價值(證據價值和情報價值)。第一價值由行政官員負責鑒定,第二價值則由檔案部門及其人員負責。

進步與深刻之處

首先,大力主張檔案部門及其人員參與鑒定工作,不僅可避免鑒定的片面性,有利于全面發現檔案的歷史價值,而且深刻地反應了歷史檔案和現行文件的密切聯系,為從機關文件到檔案館檔案的一體化管理提供了有力的保證;

其次,主張從文件自身屬性與利用者需求的關系角度來判斷檔案文件的價值,其一確認了檔案價值是檔案文件客體滿足利用者主體需求的關系,真正揭示了價值的實質;其二把檔案價值根據不同需求主體區分為兩種形態,使認識更加深入;

20世紀六七十年代的“利用決定論”

謝倫伯格以后的美國學者提出的,核心觀點是將學者特別是歷史學家的實際利用和預期利用視為鑒定檔案的最重要的標準,鼓吹第二價值決定檔案的根本性質。

盡管利用決定論的倡導者希望通過關注利用者的需求來增強社會公眾的檔案意識,具有一定的積極意義與合理性;但其局限性是不容忽視的,很可能帶來嚴重的后果。

“文獻戰略”

80年代中期美國塞穆爾斯提出,要以文件的主題作為主要的鑒定標準,因其缺少確定主題的方法引起爭議,到90年代將“機構職能分析”的觀點引入文獻戰略,鑒定的起點不再是檢驗具體文件,而是分析文件產生的背景,特別是現代社會中面對機關頻繁變動的現實。

其核心思想也是-依據文件形成機關的職能來判斷檔案的價值。

前蘇聯的檔案鑒定理論與標準

鑒定書面文件的基本標準是文件內容的意義和全宗構成者的意義、文件情報的重復性以及文件的產生時間和地點。在鑒定中起一定作用的標準是:手跡、文件的法律效力、文件的外部特點、古字體和語言特點、文件的物理狀況。全宗的大小和文件的文書處理形式也可用作價值標準。

 1、文件內容的意義

 是判斷文件價值的基本標準。內容的價值,取決于事件(現象、實事、事物、人物)的意義及對事件闡述的完備程度和新穎性,取決于情報的獨一無二性。

 2、全宗構成者的意義

 機關在社會結構和國家結構中享有的聲望,對鑒定文件價值起重要作用。

 3、形成文件的事件、時間和地點的意義。

4、文件所屬的作者。應當慎重對待手稿既有作者簽名的文件或經各種作者修改、加注、夾批的文件。

 5、情報的重復性

主要用于鑒定管理性文件。情報重復有兩種:形式上的重復和分析綜合性重復。假如文件在其產生單位沒有留存,則應用其它機構的副本補充。

 6、檔案全宗文件的完整程度。

 7、文件的物理狀況

 8、文件的文字、語言、藝術及其他特點。

 9、文件的法律效力。

 20世紀60年代,蘇聯的檔案鑒定標準被劃分為:文件來源的評價標準、文件內容的評價標準、文件外部特點的評價標準等。

主要表現在三個方面:

首先,從理論上深刻闡述了文件價值鑒定的含義、任務和必要性。

文件價值鑒定就是根據文件價值標準確定其保管期限,并將具有永久價值的文件挑選出來送交國家保管;

鑒定的必要性在于,文件是一種重要的情報源,價值各不相同;

鑒定的任務正是區別文件的不同情報價值,主要有三項:第一項是確定哪些文件含有重要情報,并選出交國家檔案館保存;第二項是確定文件的保管期限,分為永久、定期和短期三種;第三項是確定文件的完整程度,補齊短缺文件,以保證其完整性。

其次,以辨正態度提出了文件價值鑒定的四項基本原則。歷史主義原則、黨性原則、全面性原則和系統性原則。

再次,在鑒定原則的指導下,確定了鑒定文件價值的基本標準和只起一定作用的標準。

基本標準是指文件內容的意義、全宗構成者(文件形成機關或個人)的意義、文件情報的重復性以及文件的產生時間和地點

一定作用的標準有:文件的手跡、文件的法律效力、文件的外部特點、文件的語言特點、文件的物理狀況等。

國外對檔案鑒定標準的制訂

   與鑒定原則相比,鑒定標準是確保鑒定工作質量的具體手段,也可以看成是對鑒定原則的具體化,因此更具有操作性。從歷史發展看,各國檔案鑒定理論大多包含了這一基本內容,并對鑒定標準進行了明確規定。盡管各國考慮的角度或側重點不完全一致,但鑒定標準還是具有一定的客觀性。概括起來,中外檔案鑒定理論制訂的鑒定標準主要涉及以下五個方面。

 1、檔案的來源標準

 這里的來源通常是指檔案的形成者,形成者在社會上或機關中的地位、作用和職能直接影響甚至決定著檔案的價值。因此,職能標準可包含在來源標準之中。假如檔案的來源不明確,檔案的作用和意義就很難確定。在鑒定工作中,來源標準的運用具有層次性,它在上至整個國家下至機關內部都可以發揮影響力。從國家范圍來講,來源標準通常就是國家各級檔案館確定收集范圍的基本依據。對于某一特定機關來說,區分不同來源就是鑒定工作的首要步驟。本機關的檔案通常需要重點保存,外機關的來文價值就需要根據來文機關的地位、職能以及與本機關的關系再作具體判定。具體到機關內部,不同的撰寫者和制發機構也會對檔

案價值產生不同影響。主要職能部門或人員形成的檔案往往比一般事務部門或人員的檔案價值相對要高。

   2、檔案的內容標準    

   社會對檔案的需求集中反映在對檔案內容的需求上,因此內容標準是檔案鑒定最重要的依據。一般而言,鑒定時主要應依據檔案內容的重要性、真實性、客觀性、獨特性、時效性等因素進行價值判斷。具體來說,檔案記錄事實的重要程度越高、典型性越突出、真實與客觀程度越高,檔案的價值就越大;檔案內容越為獨特,或者是越富于本機關特色,檔案的價值也就越大。此外,檔案內容的瞰性也會影響檔案價值的大小。

   3、檔案的形式特征標準

   檔案的形式特征通常是指檔案的名稱、形成時間、載體形態和記錄方式等等這些形式特征在某種情況下可能會對檔案價值產生一定影響。確切地說,檔案的名稱(即通常所指的文種)具有特定的性能和用途,往往在一定程度上反映了檔案價值的大小。諸如決定、決議、指示、條例等文種具有較大價值,而諸如通知簡報等處理一般事務的文種價值較低。檔案的形成時間是歷史的標志,時間越久遠的檔案無論其內容重要與否,大多具有相對較高的歷史價值。檔案的形成時間還與其歷史環境密切相關,重要歷史時期產生的檔案通常價值較大。檔案在撰稿、印制的過程中往往會形成各種稿本,包括草稿、定稿、正本、副本、底圖和藍圖等等。不同的稿本在行政效用和憑證作用上存在區別。一般來說,正本的行政價值最大,而定稿的憑證價值最大,一般被認為是純粹意義上的檔案。另外,檔案的外形特點,諸如檔案的載體材料、記錄方式以及檔案上的字體、筆跡和圖案等標記或印記,也會影響檔案價值的高低。檔案因此可能具有文物價值、藝術價值或紀念價值等等。

 4、相對價值標準

 相對價值是指被鑒定的檔案與其他檔案相比較而存在的價值,在一定情況下,某些檔案的保存價值可以相對提升或降低。檔案館(室)之所以需要運用相對價值標準,主要是為了有效地控制館(室)藏檔案的質量和數量。一般來說,判斷相對價值的高低主要依據檔案群體的完整程度。因為檔案具有明顯的群體性,檔案個體只有放在與其緊密聯系的群體中才能稱得上是嚴格意義的檔案,也才能真正實現檔案的價值。檔案鑒定雖然都是針對單份文件或案卷個體,但實際上還必須考慮檔案群體的數量和完整程度?,F實中的一般規律是檔案個體的價值大小與其群體數量和完整程度成反比。也就是說,某一全宗的檔案數量越多,完整程度越

高,檔案個體的價值相對降低:相反,全宗的檔案數量越少,完整程度越低,檔案個體的價值相對提高。因此,根據這一規律,檔案鑒定不能只著眼于檔案個體本身,還應綜合考慮檔案全宗的完整程度。

   5、效益標準

   這是近些年來歐美檔案學者提出的一個新的具有實用性的鑒定標準。對這一標準的理論認同和實踐接受經歷了一個發展過程。早在20世紀40年代,美國檔案學者波爾就指出保管費用是檔案鑒定的三要素之一。當時他這種觀點遭到理論界的批評,被認為過于實用。到60年代以來,情況發生了變化。美國檔案界開始接受并倡導注重效益的鑒定標準。如檔案學者布里奇弗德提出檔案鑒定應考慮保存和處置的費用;檔案學者菲利普認為嚴格而實用的

來源原則

來源:就是通常所說的檔案形成者,包括機關、組織和個人。

來源原則:就是檔案館按照檔案的來源進行整理和分類,要求保持同一來源的檔案不可分散、不同來源的檔案不能混淆的整理原則。

起源于近代法國,是在逐步否定事由原則的過程中產生的。

來源原則的基本內容

可以歸納為三點:尊重來源;尊重全宗的完整性;尊重全宗內的原始整理體系;

1、尊重來源

含義是指檔案館首先應按照來源標準整理檔案,保持檔案與形成者之間的來源聯系。

檔案中有許多的歷史聯系,但是其中檔案與形成者之間的來源聯系是首要聯系,也是最根本的聯系,其原因在于:

只有在明確檔案形成者的前提下,揭示檔案的內容、時間和形式聯系才具有意義,才能全面深刻地反映形成者的活動面貌。

來源原則取代事由原則的最根本原因在于,它認識到并承認來源聯系的首要地位,要求對進館檔案首先按照來源而不是內容區分全宗。

實踐證明,館藏來源眾多的檔案只有首先劃清來源的界限,才能將檔案與其特定形成者及其活動對應起來,確保檔案作為原始記錄這一本質屬性。

所以,檔案管理中尊重來源、保持來源聯系是檔案本質屬性的要求。

2、尊重全宗的完整性

含義是指一個全宗是一個有機整體,整理檔案必須維護全宗的完整性,做到同一全宗檔案不可分散,不同全宗檔案不得混淆。

全宗是實現尊重來源的實現途徑,尊重來源也就是尊重全宗的獨立性和維護全宗的完整性,要求在檔案館內每一個全宗都應獨立保存,不然檔案與其形成者間的來源聯系勢必遭到破壞,不僅檔案形成的本來面目無法恢復和保持,檔案所記錄的歷史事實的真實面貌也難以維護。

3、尊重全宗內的原始整理體系

含義是指全宗內的檔案整理必須充分利用原有的整理基礎,尊重全宗在形成機關獲得的原始整理順序和方法,不宜輕易打亂或重整。

一般全宗在形成機關都是經過一定整理的,形成較為固定的原始整理順序和標記,這也是全宗有機整體性的一個重要表現,尊重這一體系同樣也是尊重全宗完整性的重要體現。

實踐證明,形成機關的文書和檔案人員對檔案的形成過程和特點最為了解,他們構建的原始整理體系才能最大限度地揭示檔案形成的歷史聯系和歷史原貌。

因此檔案館對全宗內檔案的整理應充分利用原有基礎,這樣不僅可以避免重復勞動,而且有利于保留檔案形成和整理的本來面目,更好地實現檔案作為社會實踐活動原始記錄的功能。

所以,尊重全宗的原始整理體系同樣是檔案本質屬性的必然要求。

來源原則的理論意義和實踐價值

第一:來源原則從歷史主義思路出發,充分體現了檔案形成的歷史聯系,為檔案館館藏的實體管理和分類提供了合理的客觀依據。

歷史主義主要是依據事物的現實存在狀態對事物進行劃分,實質是對真是的客觀事物的一種直接認定。來源原則就是歷史主義方法應用于檔案實體管理的具體體現,因其從實實在在的檔案形成過程和特點出發,認清了檔案與其形成者之間的來源聯系在檔案諸多歷史聯系中的首要地位,從而以這種根本聯系作為館藏檔案整理和分類的依據。

以全宗作為一個客觀的類,為館藏實體分類確立了真實可靠的立足點,避免了邏輯主義分類方法具有的種種局限,使得異常復雜的檔案實體分類變得十分簡單易行。

第二:來源原則有利地維護和保持了檔案的本質屬性,成為檔案整理與分類中的至善原則。

來源原則的核心思想就是強調同一全宗的檔案不能分散,不同全宗檔案不得混淆,這既是檔案本質屬性的必然要求,也是其管理的必然結果。

來源原則既有利于保護檔案的完整性,又有助于說明檔案的重要性,還可以為檔案的整理、編目和利用提供經濟可行的指導方針,所以被世界各國廣泛傳播和應用。

只要檔案的本質屬性不變,來源原則的核心地位就不會發生根本的動搖。

第三:來源原則既不是一種純概念性的抽象信條,也不是一種純實踐性的操作經驗,而是兼具理論性和實踐性的管理思想和原則。

全宗的確定和全宗思想的貫徹都具有充分的實踐基礎,這就決定了來源原則不是一種純觀念性的抽象信條;同時來源原則是指導上至國家檔案宏觀管理,下至全宗內檔案微觀分類的一種理論原則,不僅如此,來源原則的核心思想還超越了檔案整理這一環節,擴展到保管、編目、利用、統計等諸多領域,成為檔案管理的一種指導思想。

所以來源原則是兼具理論性與實踐性于一體,國外學者將其理論意義與實踐價值精辟的概括為三點:

來源原則是檔案整理原則,因其確立了檔案實體整理和分類的基本單元;

來源原則是檔案館組織原則,因其劃清了檔案館與圖書館的界限,從根本上保證了檔案專業的獨立性;

來源原則是檔案理論研究的原則之一,因其能促使研究者深入挖掘檔案的歷史形成過程和有機聯系,有助于揭示檔案的來龍去脈,保持老師的本來面貌。

電子文件時代來源原則的“重新發現”-“新來源觀”的提出

20世紀70年代開始,由于信息技術革命對檔案工作的巨大影響,來源原則也受到沖擊,對來源原則能否應用于新載體文件,特別是當時所謂的機讀文件發出了質疑的聲音。

對來源原則的質疑到80年代發生了變化,北美檔案界開始重新認識來源原則的核心地位。

1985年美國的理查德·萊特和戴維·比爾曼發表了《來源原則的力量》,其主要思想是:

呼吁通過了解文件形成者職能和文件格式來提高來源原則檢索信息內容的能力,建議檔案人員不要局限于對檔案主題內容的關注,而應重視對文件形成者和文件格式的研究,通過了解文件形成的背景知識來了解文件的信息內容,從而建立起一種反映機構職能、組織結構以及其它特征的來源索引,這種來源索引優于主題索引。

90年代,西方檔案學者普遍認為了解電子信息形成和使用的背景信息對電子文件管理至關重要,因為實踐證明電子文件對來源原則仍有很強的依賴性。

一方面,電子文件的巨量信息使得描述文件的主題內容難度相當大;

另一方面,電子文件的數據單元可以不留痕跡的隨時組合和拆分,這種虛擬性使掌握數據單元的來源信息顯得尤為重要;

所以,電子文件的管理以及應付電子時代賦予檔案管理的諸多挑戰不能拋棄來源原則,相反只能更多地依賴來源原則,這就是所謂的“來源原則的重新發現”。

進入電子時代,傳統的實體來源概念受到挑戰的原因:

一是:現代機構的頻繁和劇烈變動使得按照機構來源劃分全宗面臨前所未有的困難;

二是:電子文件的形成的方式和特點與紙質文件有很大區別,計算機與遠程通訊手段的結合、關系數據庫的普遍使用以及超越國界網絡的出現,使得不同機構使用共同的數據資源和共同參與形成一批數據不僅成為可能,而且成為日益增多的事實;這樣一來檔案數據往往源于各種不同結構組織體,單一來源概念發生了變化,突破了一個實體機關與文件群體唯一對應的傳統模式;

加拿大的特里·庫克是“新來源觀”的倡導者,他認為“來源”不僅指文件的形成機關,而且包括其形成的目的、形成活動、過程、處理程序和職能范圍等等。

“新來源觀”的含義應當是指文件的形成過程和背景,即文件是誰、在什么條件下、運用哪些數據、為了何種目的、采用怎樣的結構形式等方面的綜合背景信息。這些來源信息正是了解、管理和利用電子文件的關鍵所在。

只有掌握電子文件的形成過程和背景,把這些來源信息隨同電子文件的信息內容一同保留下來,才可了解該文件的原委始末。所以,電子文件的管理和利用都必須借助而不是背離來源原則。

事由原則

事由原則,就是檔案館將檔案按其主題內容而不是按來源機關原有次序進行整理和分類的原則;其特點是以相關事由為依據建立文件之間的邏輯聯系,故又稱為相關原則;代表是法國的卡繆-多努分類法和杜威十進位分類法;

其弊端主要有以下幾點

首先,是同一機關形成的檔案進館后被分割的七零八落,無法保持同一機關檔案的整體聯系;

其次,是由于檔案內容的繁雜,檔案館設定和歸納主題類別非常困難,難以完全概括館藏檔案的所有內容,“無類可歸”和“無以歸類”的現象大量存在;

再次,是事由分類法也并不能為利用者查找檔案提供特別便利,因一份多主題的文件具有多種歸類的可能,在預想的類別下并不一定能找到目標文件。

外國檔案編目與檢索

(一)檔案編目的含義、任務和原則

   1、檔案編目:就是編制檔案查考工具,以便鞏固整理結果,全面地揭示館藏,供利用者研究和參考。

   2、檔案編目的任務

   檔案編目的任務,就是在固定整理成果的基礎上編制各種查考工具,便于檔案人員對檔案實體進行有序管理和科學統計,為利用者查找檔案提供條件。具體的檔案編目任務,取決于每個檔案館要編制何種類型的檔案查考工具,但編制檔案目錄是各國檔案編目的共同任務。

   英國檔案學家邁克爾·庫克認為,完整的檔案編目所要采集的數據或信息可以概括為兩部分:主要供檔案管理人員使用的信息和主要供利用者使用的信息。前者主要包括:管理情況即收集與接收情況、收集方式(購買、捐贈、寄存等)等等;后者包括:(1)檔案識別標志,如檔案號、代碼等;(2)檔案內容的著錄.如標題、內容摘要、主題標引、分類標引等;(3)檔案外形著錄,如載體形式、規格、文本類型、特殊標記等;(4)檔案歷史考證,如形成機關、產生地點和時間,文件所有者的變更情況、保存地點變化情況、進館時間等等。

   蘇聯檔案學家認為,編目的任務是準確地揭示每個案卷的成分和內容,以保證查找文件快捷、方便。案卷編目的起始工作主要是在各單位的文書處理部門進行。檔案室和檔案館如果接收了編目不合要求或沒有編目的案卷或文件,也要進行編目工作。

 3、檔案編目原則

 一般說來,編目原則有以下三條:

 第一,編目的充分程度要與整理的詳細程度相符合二無論是一個檔案匯集或者一個文件組合,如果編目不充分,就會把有價值的材料長期打人冷宮,因為沒有精確的編目就不可能進行有效的利用。

   第二,編目要客觀地反映文件的成分和內容。編目的目的在于由檔案工作者控制檔案村料,并通過編目手段向研究者提供關于檔案材料的情報。為此,應當研究立檔單位和全宗的歷史以及現有的查找工具和文件本身,以便編目時能夠更客觀地反映文件的成分和內窖。

   第三,前蘇聯檔案學家強調,編目要采用細分化原則。細分化原則就是區別對待。細分化原則既應用于在編寫情報檢索系統所含二次性文件情報時對文件的描述,也應用于案卷目錄的編制。

外國檔案利用和開放

 (一)檔案利用由封閉到開放的轉變

 1、檔案利用由少數人的特權轉變為公眾的權利,是檔案利用由封閉轉變為開放的重要標志。

 2、檔案自身的價值決定了它的有用性。

   3、隨著社會的進步,檔案利用經歷了一個由封閉到有條件開放的漫長過程。

   4、檔案的封閉利用:是指檔案不向社會公眾開放的情況下,少數人經特許對檔案的利用。

   5、1794年法國穡月七日檔案法宣布法國的所有檔案館均實行檔案開放原則,所有公民都可以在有限制和有監督的條件下在檔案館免費利用檔案。從此拉開了檔案利用由封閉向開放的轉變。

   (二)檔案開放原則

   1、1794年確立的檔案開放原則是法國1789年《人權宣言》思想在檔案領域的體現。檔案開放原則也因此被譽為“檔案的人權宣言”。

   2、檔案開放原則,在法國誕生后,經歷了一個逐漸被承認、被接受的過程。這一原則的實行,實際上是宣布檔案人員不再是“特權的保護人”,而是為公眾提供利用檔案的服務人員。

   3、檔案開放原則的意義,在于它改變了檔案館的性質,使檔案館從舊制度下的機密機構,變成了為社會全體公民的利益和權利服務的公開機構,開創了檔案利用的嶄新時代,使檔案利用由單一的行政利用擴展到科學利用。

 (三)信息資源開發和共享時代的檔案利用的新特點

   首先,檔案利用需求日益向近現代檔案甚至近期檔案轉移。這一變化引起了制定合理的檔案封閉期、檔案限制利用政策等問題。

   其次,研究領域日益拓寬,利用目的更加多樣。這一變化啟迪了檔案界對從宏觀和微觀兩個方面思考館藏建設、收藏范圍和特點,也引起了對諸如出生、婚姻、健康、死亡等材料如何利用的思考。

   第三,定量分析法在學術研究上的運用,直接刺激了檔案館利用現代技術建設信息數據庫的積極性。

   第四,國際學術交流帶動了研究者把獲取信息的視線從本國檔案館轉向別國檔案館。

   第五,信息時代使檔案利用手段由手工抄寫轉向采用機械復制技術,并提出了服務費用的問題。

   第六,檔案利用受到了“信息權”的沖擊。

   第七,有組織的群體性利用者是檔案館近30年接待的一種新型利用者。

   (四)檔案利用限制的含義與封閉期制度

   1、檔案利用限制的含義

   是隨著檔案開放原則的提出和實施而出現的一個概念,其實質在于對某些種類的檔案由國家規定在一定的時間范圍內拒絕向社會公眾提供利用。

 2、封閉期制度

 是隨著檔案開放原則的實施而逐漸形成的一種保護檔案,維護國家和個人權利的制度。封閉期是指由法律規定的文件從形成到開放利用的期限,即檔案的保密時限。德國稱為保護期,處在保護期的檔案限制向公眾開放。

   (五)檔案利用的類型

   1980年第九居國際檔案大會上提出,檔案利用按性質劃分為:學術利用、實際利用、普遍利用三種類型。

   1、檔案學術利用:就是研究者直接利用檔案進行學術研究。它主要與思想有關,是一種推理性的利用。

   2、實際利用:是指在檔案中查找可直接用于做出決定的資料。利用者多為專業人員、技術人員、行政管理人員等在崗的實際工作者。

   3、普遍利用:包括兩層含義。一是促使檔案這種文化資源能夠為更多的公民所利用;二是宣傳檔案。它是檔案館向普通公民開展的一種主動服務。主要利用者是普通人。

外國檔案事業管理體制

(一)檔案事業管理體制的含義

檔案事業管理體制,是指一個國家管理國家全部檔案和檔案工作的方式和組織制度,包括各類檔案機構的設置、隸屬關系、權限劃分等。管理體制在中央集權制國家,體現國家檔案事業行政管理機關與各檔案機構之間的關系;在聯邦制國家體現各類檔案機構之間的關系。當今世界存在著兩種檔案事業管理體制;一種是集中式的,一種是分散式的。

   這兩種檔案事業管理體制始于近代。1789年法國資產階級革命以后,建立了資產階級中央集權制的共和國,實行了中央集權制的國家管理結構形式,并通過檔案工作改革建立了集中式的檔案事業管理體制。此后,中央集權制的國家也相繼實行了這種檔案事業管理體制。聯邦制的國家則采用了分散式的檔案事業管理體制。

   這說明,每個國家采用什么樣的檔案事業管理體制,取決于該國的國家管理結構形式是中央集權制的,還是聯邦制的,而不取決于社會制度。中央集權制的國家一般采用集中式的檔案事業管理體制。聯邦制的國家多采用分散式的檔案事業管理體制。

   (二)集中式檔案事業管理體制

   是指地方檔案機構接受中央檔案機構的領導或監督。它可以使整個檔案管理結構到達組織化和有序化。包括中國型、俄羅斯型、法國型和斯堪的納維亞型。

   (三)分散式檔案管理體制

   是指國家不設立檔案事業行政管理機關,對檔案和檔案工作實行中央和地方分權管理各負其責的原則。各類檔案館僅負責管理本館職權范圍內的檔案,彼此既無上下從屬關系,又無法定的橫向關系。包括:美國型、英國型、前南斯拉夫型、瑞士型。

外國檔案館

   (一)法國檔案館的建立及其影響

  1、法國國家檔案館是世界檔案史上第一個對社會、對公眾開放的綜合性國家級檔案館。它是法國檔案改革的重要成果之一。1789年7月成立了法國國民議會檔案館;1790年9月,法國國民議會頒布了國家檔案館條例,該條例規定將剛成立的國民議會檔案館改為國家檔案館。該館實行對社會和公眾開放的原則。這一文件標志著世界上第一次有了脫離機關而獨立存在的綜合性檔案館,以標志著國家檔案館事業的開始。

   2、1794年6月頒布的穡月七日法令,賦予了國家檔案館保管國家檔案和進行業務指導的雙重任務,從而揭開了國家檔案事業行政管理的歷史。

   3、法國國家檔案館的成立,首先在歐洲引起了很大震動。各國紛紛效仿法國先后建立了國家檔案館。

   4、歐洲各國國家綜合性檔案館的普遍建立,為檔案事業建設以檔案館為主體奠定了基礎。至今,世界各國的檔案事業基本上都是從建設檔案館開始發展起來的。

(二)當代各國公有的和非公有的檔案館類型

   公有檔案館,是指按歸屬權屬于國家所有的檔案館,其館藏檔案是公共財產,經費由國家預算或地方預算撥給。公有檔案館由國家用法律手段或行政手段設立,其主要類型有四種:

國家(公共)檔案館、歷史檔案館、機關檔案館、專門檔案館。

國家檔案館

 國家檔案館是各國檔案事業的主體,是各類檔案館中最重要的一·種綜合性檔案館。它普遍向社會向公眾開放,既為政府各機關服務,又為科研和個人服務。國家檔案館具有如下共同點:

   第一,館址:中央級國家檔案館,絕大多數都設在每個國家的首都,如美國國家檔案館設在華盛頓;加拿大國家檔案館設在渡太華;日本國立公文書館設在東京;法國國家檔案館從1790年成立至今一直沒在巴黎,等等。

   第二,館藏檔案成分;大多數國家檔案館都是既收集保管歷史檔案,又接收保管現政權各種機關的檔案,既有文書檔案,又有科技檔案、音像檔案、照片影片檔案等等。

   第三,書寫檔案的語種:不少國家的國家檔案館收藏有用多種文字寫成的檔案。如印度國家檔案館收藏有用英文、印地文、梵文、波斯文、阿拉伯文、漢文、藏文等多種文字寫成的檔案:英國公共檔案館館藏15世紀以前的檔案多用拉丁文寫成。

   第四館藏檔案的歸屬權:不管是哪種社會制度的國家,其國家檔案館所藏檔案除寄存的外,都是公共財產,歸國家所有,并納入國家文化遺產,是國家的重要信息資源。

   第五,館藏來源:國家檔案館館藏來源的主渠道是國家政府各機關,所放歷史檔案都是隨著政權的變化而沒收和接管的。少數檔案是捐贈和購買的。

  不同點有二:一是隸屬關系,少數國家檔案館隸屬于檔案事業行政管理機關,多數隸屬于本國政府或其某一個部;二是名稱,受歷史和文化傳統以及語言特點的影響,除國家檔案館外,還有公共檔案館、總檔案館、國家公文書館等稱謂。

   應當指出的是,各國的國家檔案館都是終極性的、永久保存檔案的場所。它們所致的檔案,除非由國家決定重新劃分館藏范圍或作某些調整,均不再向別處移交。同時,由于其館藏還在不斷增加,又被稱為“開口”檔案館。

 2、歷史檔賓館

 歷史檔案館是一種按歷史時期或歷史斷代設立的公有性質的檔案館。只部分國家沒有這種檔案館,如日本在文部省下設立了國立史料館(1951年成立),負責收集和管理并接受捐贈和寄存日本近代(160-1867)檔案和史料。俄羅斯聯邦有它接受的前蘇聯的中央國家歷史檔案館、古代檔案館、軍事歷史檔案館以及俄羅斯原有的遠東國家歷史檔案館。在西班牙有西曼卡歷史檔案館、馬德里國家歷史檔案館。與國家檔案館相比,歷史檔案館收藏的全都是已不存在的機關的檔案和被沒收的家族及歷史人物的檔案。從總體上說,這種檔策館的館藏已沒有固定的來源,因此被稱為“閉口”檔案館。這種檔案館每年由國家提供專門經費向社會各界乃至國外征集歷史檔案。

 3、機關檔案館

   是一種國家部門性檔案館,館藏檔案雖屬公有,但歸部門管理。機關檔案館有兩種類型:一種是終極性的,一種是非終極性的。

 4、專門檔案館

主要指影片照片錄音檔案館、。音像檔案館、科技檔案館以及水文、地質、氣象等專業部門檔案館。

   非公有檔案館,指公有以外的所有檔案館。包括集團的、宗教的、家族的、私人的等多種檔案收藏機構。

一是,私人企業檔案館;20世紀初以經濟檔案館的形式最早出現在歐洲,動因主要有壟斷企業管理上的需要、研究經濟信息的需要、對外宣傳的需要等;屬私有性質,一般不對外開放;

二是,教會檔案館;

三是,政黨檔案館;

四是,大學檔案館;

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