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科學技術研究檔案管理規定

發布時間:2021/01/29

第一條 為了加強科學技術研究檔案(以下簡稱科研檔案)管理,有效保護和利用科研檔案,根據《中華人民共和國檔案法》《科學技術檔案工作條例》和國家科學技術管理有關法律、行政法規,結合科研工作和檔案工作實際,制定本規定。

第二條 承擔科研項目(包括科研課題,下同)研究、計劃管理的機關、團體、企業事業單位及其他組織開展科研檔案管理工作適用本規定。

第三條 科研檔案是指科研項目在立項論證、研究實施及過程管理、結題驗收及績效評價、成果管理等過程中形成的,具有保存價值的文字、圖表、數據、圖像、音頻、視頻 等各種形式和載體的文件材料以及標本、樣本等實物。

第四條 科研檔案工作是科研管理的重要組成部分和 科研活動的重要環節,各單位應當把科研檔案工作要求納入科研管理制度與工作流程,與科研項目工作同部署、同實施、 同檢查,將科研檔案管理列入有關部門和人員的職責并予以考核。

第五條 科研項目結題驗收時,各單位應當按照分類分級管理的原則,按照有關規定對科研檔案的完整性、準確性、 系統性進行審查或驗收。

第六條 各單位應當按照集中統一管理原則,建立健全科研檔案工作規章制度,在人員、庫房、設備、經費等方面給予保障,保證科研檔案工作順利開展,確??蒲袡n案完整、 準確、可用、安全。 任何人不得以任何理由將應當歸檔的科研文件材料據 為己有或拒絕歸檔。

第七條 各單位應當把科研檔案工作經費納入本單位預算;科研檔案工作產生的支出列入科研項目預算相關科目。

第八條 按照國家檔案工作統一領導、分級管理的原則,國家檔案主管部門對全國科研檔案工作實行監督和指導,國家科技主管部門在國家科技計劃(專項、基金等)組織實施過程中加強科研檔案工作的統籌協調??蒲许椖砍袚?單位的上級主管部門(機構)應當把科研檔案工作納入本系統整體工作范疇,切實加強領導和管理。地方科技主管部門 (機構)會同檔案主管部門對本區域內科研檔案工作實行監督和指導。

第九條 中央和地方各級科技主管部門(機構)會同檔案主管部門,對本級財政支持的科技計劃(專項、基金等) 的科研檔案工作建立工作機制,并進行監督和指導。中央財政資金支持的科研項目管理單位對所負責科研項目的檔案工作負責,按照科技計劃管理要求制定工作制度,建立工作機制。

第十條 科研項目承擔單位(含牽頭承擔單位)對所承 擔科研項目的檔案工作負總責,對科研項目參加單位提出科研檔案管理要求,明確檔案歸屬與流向,并按照有關規定進行審查或驗收。 科研項目參加單位應當按照國家有關規定及科研項目承擔單位的要求做好所參加科研項目的文件材料收集、整理、歸檔及檔案保管、利用、鑒定、處置等工作。

第十一條 各單位檔案管理部門集中統一管理本單位科研檔案,對本單位科研文件材料的歸檔工作進行監督和指導,協助科研人員做好科研文件材料收集、整理、歸檔及科 研項目結題驗收等工作。

第十二條 科研項目負責人對歸檔科研文件材料的完 整性、準確性、系統性負責。

第十三條 科研項目應當明確專人負責科研文件材料 的收集、整理、審核,結題驗收后按照要求及時歸檔。

第十四條 各單位應當根據科研內容和科研管理程序, 結合科研項目特點確定歸檔范圍??蒲许椖吭诹㈨椪撟C、研究實施及過程管理、結題驗收及績效評價、成果管理等全過 程中形成的,具有保存價值的各種形式和載體的科研文件材 料均應當納入歸檔范圍。

歸檔范圍主要包括但不限于:
(一)立項論證階段 項目指南、可行性研究報告,項目經費預算文件材料, 申報書及相關證明;立項評審文件材料,預算申訴、評審文件材料;立項(含預算)批復,任務合同書(含預算書)及 各類協議等。

(二)研究實施及過程管理階段研究計劃、組織實施工作方案,研究、實驗任務書、大 綱,實驗、探測、測試、觀測、觀察、野外調查、考察等的原始記錄和整理記錄,綜合分析報告;設計文件、圖樣,集 成電路布圖,工藝文件,計算文件,數據處理文件;科學數 據;研制的樣機、樣品、標本等的實物及其目錄、圖片等。 中期、年度等階段執行進展情況報告、總結報告、研究 成果等;項目、人員、進度、經費等的調整、變更文件材料; 撤銷項目已開展工作、已使用經費、已購置設備儀器、階段 性成果、知識產權等情況文件材料。專家咨詢、中期檢查、中期評審、項目監督工作形成文 件材料。 建設的中試線、試驗基地、示范點一覽表、圖片及數據等。

(三)結題驗收及績效評價、成果管理階段 驗收申請書,驗收承諾書;工作總結報告,技術報告, 項目經費決算等財務情況文件材料。 驗收通知,驗收評審文件材料;驗收現場測試報告,第三方檢測、測試、評估報告,用戶使用報告及證明、典型用 戶報告、產業化審核報告等;驗收結論書,結題書面通知等。 績效自評價報告,專家評議文件材料、評價結論等績效 評價工作文件材料。 研究報告、論文、專著、數據庫等研究成果文件材料; 自評價報告,科技報告;專利、軟件及其他知識產權文件材料。 產業化報告、證書、出版物等成果應用、獲獎、宣傳推 廣文件材料。


第十五條 科研文件材料歸檔要求:

(一)歸檔的科研文件材料制成材料應當符合國家有關 規范要求。

(二)科研項目完成或中止后,應當對所形成的科研文件材料加以系統整理,履行審查手續后及時歸檔;研究周期長的項目,可分階段歸檔。

(三)科研文件材料歸檔時應當根據科研項目的性質、 規模、創新性等確定保管期限。保管期限分為永久和定期, 定期一般分為 30 年、10 年。 第十六條 科研電子文件的形成、收集、整理、歸檔及科研電子檔案的保管、利用、鑒定、處置等應當按照國家電 子文件歸檔和電子檔案管理的有關規定進行。


第十七條 各單位建設或使用科研項目管理系統時,應當充分考慮科研檔案管理需要,設置科研電子文件歸檔管理功能或接口,并確保歸檔電子文件真實、完整、可用、安全。 歸檔的科研電子文件及其存儲格式、元數據等應當符合國家相關規范要求。

第十八條 符合下列條件的單位,科研電子文件可僅以電子形式歸檔保存。

(一)形成的科研電子文件來源真實有效,由計算機等電子設備形成和傳輸。

(二)形成科研電子文件的系統能夠準確、完整、有效接收和讀取電子文件,能夠輸出符合國家標準歸檔格式的電 子文件,設定了經辦、審核、審批等必要的審簽程序。

(三)使用的電子檔案管理系統能夠有效接收、管理、 利用電子文件,功能符合電子檔案的長期保管要求。

(四)采取有效措施,防止科研電子檔案被篡改。

(五)建立科研電子檔案備份制度,能夠有效防范自然災害、意外事故和人為破壞的影響。

(六)從外部接收的電子文件來源可靠、程序規范、要素合規。


第十九條 科研檔案應當按照《科學技術檔案案卷構成 的一般要求》(GB/T11822)進行整理,科研電子檔案應當按 照《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》(GB/T18894)進行整理。有條件的單位可以開展科研檔案數字化。

第二十條 科研檔案的保管應當符合國家有關檔案保管的要求,庫容量滿足未來檔案增長的需要??蒲袡n案保管過程中應當定期檢查科研檔案的保管狀況,及時修復破損檔案。涉密科研檔案應當按照國家有關規定保管。

第二十一條 各單位檔案部門應當按照國家有關規定 對保管期滿的科研檔案進行鑒定。保管期滿科研檔案的鑒定 應當由檔案部門牽頭,組織有關部門或人員共同進行。經鑒定仍需繼續保存的科研檔案應當重新劃定保管期限,確無保存價值的應當按照有關規定進行銷毀。

第二十二條 各單位應當建立健全科研檔案開放利用機制,促進科研檔案信息共享,加強科研檔案資源深度開發??蒲袡n案的開發利用應當嚴格按照制度執行,符合知識產權保護要求,涉密科研檔案的開發利用應當遵守國家有關保密規定。

第二十三條 各單位應當建立科研檔案工作統計制度,按照規定做好科研檔案統計工作。

第二十四條 分工合作完成的科研項目,應當以任務合同或分工協議條款等書面形式明確約定科研檔案的歸屬、流向、處置和利用共享事項。一般應當由牽頭承擔單位保存一 套完整檔案。參加單位在保存本單位承擔任務所形成檔案的同時,將副本或復制件送交牽頭承擔單位。 如確系涉及參加單位或該單位科研人員合法權益而不宜向牽頭承擔單位送交副本或復制件,且有書面約定的,參加單位應當將本單位形成的科研檔案目錄送交牽頭承擔單位。

第二十五條 對科研文件材料歸檔與科研檔案管理工作做出突出貢獻的單位和個人,應當給予表彰和獎勵。

第二十六條 違反本規定的單位和個人,根據《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實施辦法》《檔案管理違法違紀行為處分規定》等予以處理。

第二十七條 科研項目計劃管理單位及項目綜合管理形成的檔案可按照文書檔案管理。

第二十八條 本規定由國家檔案局、科學技術部負責解釋,自 2020 年 11 月 1 日起施行。1987 年 3 月 20 日國家科 學技術委員會、國家檔案局發布的《科學技術研究檔案管理暫行規定》(國檔發〔1987〕6 號)同時廢止。

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